Net als veel andere mensen heb ik verschillende jaren geleden besloten om een eigen domein en hostingpakketje te kopen. Hier werden dan enkele e-mailadressen op aangemaakt die dan ook gebruik gingen maken van de beschikbare webruimte. Na verloop van tijd begon dit echter steeds meer nadelen te vertonen waardoor ik op zoek gegaan ben naar een alternatief om mijn mails te hosten. In deze blogpost ga ik dieper in op de mogelijkheden die Google Apps biedt op het vlak van e-mail hosting.

Mail die je zelf host op een eigen domein biedt uiteraard voordelen ten opzichte van andere diensten zoals je gratis provider mail of webbased oplossingen als Hotmail of Gmail:

• Een adres dat eindigt op Skynet, Hotmail of Gmail geeft niet altijd een professionele of betrouwbare indruk.
• Je bent vaak beperkt in de keuze van je e-mail adres bij gratis diensten.
• Niets blijft eeuwig duren. Je internetprovider kan failliet gaan, van naam wijzigen of je kan simpelweg overstappen op een andere aanbieder.
• Op je eigen domein maak je zoveel e-mailadressen of aliassen aan als je wil.

Mede door mijn veranderde eisen kwamen er steeds meer nadelen aan het licht:

• Beperkte online opslag van slechts enkele honderden MB. Bij Google en Hotmail krijg je meteen vele gigabytes ter beschikking.
• Er is weinig tot geen spamcontrole op de server van mijn hostingprovider.
• Overstappen naar een andere hostingprovider is niet evident en brengt mogelijk verlies van mailberichten met zich mee.
• Beperkte backup mogelijkheden.

Google Apps

De oplossing voor mijn e-mailprobleem kwam uit het kamp van Google. Google Apps stelt iedereen in staat om verschillende populaire Google diensten te koppelen aan zijn eigen domein: Gmail, Calendar, Docs en Sites.

Voorlopig maak ik enkel gebruik van Gmail dat me, simpel gezegd, alle voordelen van Gmail biedt (7GB opslag, IMAP toegang, uitgebreide webinterface, uitstekende spamfilter) terwijl ik gewoon mijn eigen e-mailadres kan blijven gebruiken. In enkele stappen leg ik uit hoe je Gmail kan gebruiken voor je eigen domein.

1. Registratie Google Apps

Om te beginnen dien je je te registreren bij Google Apps. Meld je aan voor een gratis standard edition account. Dit introductie filmpje overloopt snel de mogelijkheden van Apps.
Na registratie is het mogelijk om andere mensen uit te nodigen om ook gebruik te maken van Apps, maar kan je de verschillende diensten nog niet beheren. Hiervoor moet je eerst bewijzen dat je de eigenaar van het opgegeven domein bent:

• Volg de stappen om IT-beheerder te worden.
• Om te verzekeren dat je steeds mails kan ontvangen dien je een e-mailadres buiten je eigen domein op te geven. Hier kan je bijvoorbeeld een bestaand Gmail adres ingeven.
• Vervolgens moet je bewijzen de beheerder van het domein te zijn. Dit kan door ofwel een html-bestand op je site te plaatsen ofwel door een CNAME record toe te voegen aan je DNS instellingen. Hoe dit in zijn werk gaat wordt allemaal duidelijk omschreven.

Meestal heeft Google je domein binnen enkele minuten geverifieerd. Vanaf dat moment is Google Apps aan je domein gekoppeld en kan je de diverse diensten configureren. Je mail wordt op dit punt echter nog steeds afgeleverd op je bestaande webhosting.

2. Activeren van E-mail

Ieder domein heeft één of meerdere MX records ingesteld. Dit zijn DNS instellingen die bepalen naar welke server e-mails moeten verzonden worden. Om verlies van nieuwe mails te vermijden bij bijvoorbeeld een servercrash, worden er meerdere servers opgegeven met een andere prioriteit.

Om te zorgen dat berichten naar je Google mailbox worden afgeleverd dien je de volgende stappen uit te voeren:

• Ga binnen Apps naar Domain settings en overloop alle opties. Hier kan je onder meer SSL inschakelen en je taal wijzigen.
• Onder Service settings -> Email settings kan je e-mailaccounts en aliassen toevoegen. Zorg dat deze overeenkomen met je bestaande adressen om zeker geen mails te verliezen.
• Ga naar je mailbox (via de link Inbox rechtsboven). Dit is de standaard Gmail interface. Overloop alle instellingen en pas deze aan naar je wensen. Om optimaal gebruik te kunnen maken van alle mogelijkheden raad ik aan om IMAP inschakelen aan te vinken.
• Log in op het beheerpaneel van je eigen domein en voeg de nieuwe MX records toe zoals Google ze opgeeft. Als laatste stap verwijder je alle oude MX records zodat alles naar de server van Google verwijst. Indien je hier fouten maakt verlies je mogelijk nieuwe mails. Let er dus goed op dat je alle gegevens correct overneemt.

Bovenstaande stappen worden nog eens uitgebreid omschreven op de Google Apps setup guide.

3. Testen

Als je alle stappen goed gevolgd hebt worden nieuwe e-mails nu afgeleverd op je Apps account. Test dit zo snel mogelijk door een bericht naar jezelf te sturen. Deze zou binnen enkele minuten moeten verschijnen binnen de Gmail interface.

4. Mailclient instellen

Het grote voordeel van je nieuwe mailbox is de enorme opslagruimte. Deze is op dit gelimiteerd op iets meer dan 7GB maar dit getal blijft groeien. Mijn mailaccount is op dit moment een kleine 2GB dus de kans dat ik ooit een "mailbox full" melding krijg is dus bijna onbestaande. Google biedt de mogelijkheid om mails te benaderen met zowel POP3 als IMAP. Ik heb gekozen voor IMAP omdat mijn mails en mappen zo steeds gesynchroniseerd blijven:

• Een mail die ik verstuur met mijn iPhone kan ik 's avonds gewoon terugvinden op mijn PC en de Gmail webinterface.
• Er kunnen zonder problemen mappen en submappen worden aangemaakt om berichten beter te kunnen ordenen en archiveren.
• Een gelezen bericht zal op alle locaties als "gelezen" worden getoond. Zo zie je overal direct welke de nieuwe mails zijn.

Google biedt duidelijke instructies om de meest gebruikte mailclients in te stellen. Zelf maak ik gebruik van Mozilla Thunderbird.

Voeg eerst een nieuwe IMAP account toe naast het bestaande account van je hostingprovider. Afhankelijk van je mailclient kan je nadien gewoon alle mappen en mails van het oude account verslepen naar je nieuwe, lege Google mailbox. Alle mails worden dan geupload naar je nieuwe mailbox bij Google. Het spreekt voor zich dat dit vele uren kan duren. Als extra zekerheid kan je vervolgens in veel mailclients offline toegang activeren. Hierbij wordt er steeds een lokale kopie bewaard van je mails.

Als je na een tijdje tevreden bent over de mailservice van Google kan je zonder problemen je oude account verwijderen. Bekijk ook zeker de Google Sync mogelijkheden indien je gebruik maakt van een iPhone of andere smartphone.

Conclusie

Google Apps is de ideale omgeving voor mijn e-mails. Er is geen andere dienst die gratis een mailbox van 7GB aanbiedt, een uitstekende spamfilter heeft en daarbij de snelheid en stabiliteit van Gmail kan garanderen. Door de omschakeling is geen enkele e-mail verloren gegaan en bij een computercrash ben ik zeker dat mijn mailarchief van de afgelopen 5 jaar veilig online staat. Zeker voor mensen die mails willen lezen en versturen vanaf een smartphone (iPhone, Blackberry) kan ik Google Apps alleen maar aanraden.

Heb je nog vragen of opmerkingen over de werking van Google Apps of maak je misschien ook gebruik van de andere Google diensten, aarzel dan niet om een reactie achter te laten.