Duidelijk omschreven to do's, vage to do's, to do's met hoge prioriteit, to do's als tussendoortje, ... Iedereen heeft al eens ooit een to do gekregen. To do's kunnen bugs zijn die nog opgelost dienen te worden of kleine taken die je nog moet uitvoeren. Vaak worden to do's tijdens de ontwikkeling, testing of na de oplevering doorgegeven, en dienen ze zo snel mogelijk opgevolgd te worden. Via verschillende methodes kunnen deze to do's doorgegeven worden. Deze methodes zijn echter niet allemaal even geschikt voor een bepaalde situatie.

Zelf heb ik al enige ervaring als projectmanager, dit zijn de methodes die ik al gebruikt heb:

• Face 2 face
• Msn’en
• Mail met uitleg forwarden
• Samenvatting in Word bestand doorgeven
• Basecamp to do item aanmaken

Elke methode heeft zijn voor- en nadelen. Een greep uit mijn ervaringen met de methodes:

Face 2 face

Door met de persoon die de to do zal moeten uitvoeren te gaan praten, bereik je hem onmiddellijk. Je stoort hem tijdens zijn werk, en vestigt de aandacht onmiddellijk op het probleem dat er is. Op deze manier worden bepaalde to do’s echter vaak vergeten.

• Vooral te gebruiken bij echt dringende zaken
• Goed opvolgen is absoluut noodzakelijk
• Stuur zeker een reminder e-mail als het om meerdere to do's gaat

MSN'en

Via MSN een kort berichtje doorgeven kan soms zeer snel en productief zijn. De persoon die de to do zal moeten uitvoeren leest deze pas als het hem uit komt (al worden msn berichten vaak onmiddellijk gelezen). Net zoals bij face 2 face communicatie worden zulke to do’s makkelijk over het hoofd gezien.

• Praktischer dan face 2 face (je moet niet tot helemaal aan de andere kant van het kantoor wandelen)
• Vaak moeilijker om concreet uit te leggen wat aangepast dient te worden
• Goed opvolgen is eveneens erg noodzakelijk

Mail met uitleg forwarden

Een van de meest gebruikte methodes is een mail doorsturen, al dan niet met kort enkele zinnetjes feedback erbij. De mail wordt gelezen op het moment dat de persoon tijd heeft, en het probleem wordt verholpen. Meestal worden deze to do’s niet onmiddellijk uitgevoerd, maar worden ze uiteindelijk wél gedaan. Je mailbox wordt een soort to do lijst, wat ook niet altijd de meest gunstige werksituatie is.

• Meestal geen onmiddellijke respons
• To do’s worden meestal verwerkt in de volgorde waarin ze binnen komen
• De inbox wordt hierdoor vaak een to do lijst, wat niet optimaal is

Samenvattingen in een Word bestand doorgeven

Indien er erg veel to do’s zijn, is het makkelijk om deze in een Word bestand te gieten, en dan per mail te versturen (of af te drukken). Op deze manier overspoel je je collega niet met massa’s e-mails, maar geef je hem gestructureerd alle verschillende to do’s door. Het nadeel hiervan is uiteraard wel dat er een bepaalde tijd verstrijkt tussen het binnenkrijgen van de verschillende opmerkingen, en het doorgeven van de to do’s. Verder heeft de ontwikkelaar meestal meer tijd nodig om de hele waslijst op te lossen, en dient er een volledige voormiddag voor vrijgemaakt te worden. Opvolging kan dan weer heel makkelijk. Even langsgaan bij de programmeur, en hij kan je perfect tonen waar hij al zit met de verschillende to do’s.

• Gestructureerd doorgeven van verschillende to do’s
• Relatief veel tijd nodig tussen het ontvangen van de eerste to do en het doorgeven van deze to do's aan de developer
• Opvolging is erg makkelijk

Basecamp to do item aanmaken

Bij Inventis gebruiken we geregeld Basecamp om projecten te managen. Via Basecamp kan je makkelijk een to do assignen aan iemand, en hem hiervan op de hoogte brengen via een korte e-mail. Hierdoor heeft zowel de ontwikkelaar als de projectmanager een duidelijk overzicht wat er nog gedaan dient te worden. Echter is Basecamp geen waterdichte oplossing. Vaak wordt vergeten een afgewerkte to do af te vinken, of blijven ze staan. Hierdoor is het erg makkelijk om het overzicht alsnog te verliezen. Indien iedereen zich strikt aan de spelregels zou houden kan dit wel een geschikte methode zijn, maar in werkelijkheid is dit meestal niet het geval.

• Overzichtelijk indien iedereen zich aan de spelregels houdt
• In de dagdagelijkse werking van het kantoor wordt Basecamp soms "vergeten"
• Opvolgen kan wel erg makkelijk

Welke methode dien je nu te gebruiken?

Meestal spreekt de situatie wel voor zich. Als het echt een dringend item is, spring ik vlugger recht om snel met de ontwikkelaar te kunnen overleggen. Daarnaast combineer ik ook vaak verschillende methodes, zoals een mail forwarden en uitleg geven via MSN. Heeft de developer nog een extra woordje uitleg nodig bespreek ik dit in een korte meeting.

Kortom, het is belangrijk om na te denken over welke communicatiemethode je gaat gebruiken. De snelheid en efficiëntie van het oplossen van een probleem hangen er immers nauw mee samen. Vergeet ook niet dat elke developer zijn manier van werken heeft. Speel hier zeker op in tijdens je communicatie.