Zij die hun mailbox als tweede thuis beschouwen weten maar al te goed dat een mailbox je dagplanning en je focus volledig bepaalt. In deze blogpost bekijken we het concept “Inbox zero” wat een einde maakt aan de dictatuur van de email en je de nodige focus en tijd bezorgt aan taken die echt belangrijk zijn.

Inbox zero is een manier van werken waardoor iedereen dit kan toepassen in elke willekeurige email client. Er zijn geen ingewikkelde tools voor nodig of dure licenties maar enkel een gezonde portie aanpassingsvermogen. In een wereld waar email onmisbaar geworden is in het dagelijks leven biedt inbox zero een simpel concept waarin je zelf kan bepalen wat je doet zonder dat email hier een rol in speelt.

Merlin Mann

Het inbox zero idee is uitgeschreven door Merlin Mann. Hij bezorgt praktische, nuttige en interessante inzichten om goed werk te leveren in een omgeving gedefinieerd door afleiding en verwachtingen. Meer info over Merlin Mann kan je vinden op www.merlinmann.com of www.43folders.com 

Offline / Online

Om te vermijden dat email je focus en tijd steelt is de eerste stap in het proces het offline zetten van de email client. Je gaat zelf bepalen om op regelmatige tijdstippen je email client online te zetten en je mails te verwerken in een zo kort mogelijke tijd. De tijd tussen online en offline kan variëren van 1u tot 4u. Inbox zero is geen exacte wetenschap waardoor je dit aan je eigen noden kan aanpassen. Daarnaast kunnen meldingen van nieuwe mails die je email client ontvangen heeft best vermeden worden, zo kan je je afleiding tot nul herleiden.

Process to zero

Een key factor bij het concept van inbox zero is dat je bij het controleren van je email al je mails verwerkt binnen een zo kort mogelijke tijd. Op het eerste zicht lijkt dit onmogelijk maar met de juiste acties is dit perfect mogelijk. Bij het lezen van elke mail pas je één van onderstaande acties toe vooraleer naar de volgende mail te gaan wat je inbox tot zero herleidt. Het soort van actie kan je bepalen door jezelf 5 simpele vragen te stellen:

• Delete: heeft de inhoud van de mail geen enkele waarde?
• Archive: heeft de mail inhoud wel waarde maar is geen enkele verdere actie meer vereist?
• Delegate: Kan de mail beter behandeld worden door iemand anders?
• Respond: kan ik de mail kort en snel beantwoorden?
• Defer: Kan ik de mail niet snel beantwoorden of mis ik nog info? Je kan deze mail als taak opnemen in een simpele todolist.
• Do: kan je de vraag direct uitvoeren?

Zoeken

Vergeet het archiveren van al je mails in een mappenstructuur, de meest gebruikte email clients beschikken over een goede zoekfunctie die je de tijd en moeite bespaart om alles in mappen te gaan archiveren.

Conclusie

Na drie weken Inbox zero toe te passen in een realistische werkomgeving is volgende conclusie gebleken: mits de juiste ingesteldheid en de persoonlijke afstemming van het idee op je eigen noden verbetert Inbox zero je efficiëntie.

De volledige filosofie van Merlin Mann's Inbox zero idee kan je in onderstaande video bekijken.