Van Exchange naar Google Apps: onze ervaringen
Een tijdje geleden zijn we met z'n allen overgeschakeld van Exchange naar Google Apps voor ons mail- en kalenderbeheer. Google biedt een erg aantrekkelijk alternatief voor het vaak dure Exchange platform van Microsoft. Maar was het de moeite waard en waar moet je op letten wil je zelf overschakelen?
Wat krijg je?
Ten tijde van deze blogpost zijn er meerdere varianten van Google Apps verkrijgbaar. Je hebt de Standard edition, je kan het een instapmodel noemen, waarbij je Gmail, Calendar, Docs en Sites krijgt. Daarnaast heb je nog de Premier edition die je gebruikers meer opslagruimte bij Gmail biedt alsook toegang geeft tot extra apps zoals Google Groups en Google Video. Daarnaast is er bij de Premier edition een gegarandeerde uptime en SLA voorzien en is de limiet van 50 gebruikers verwijderd.
Naast deze versies zijn er nog versies die voor ons minder interessant zijn zoals de Education, Government en non-profit editions die min of meer hetzelfde bieden als de Premier maar tegen een zachter prijsje.
Wij hebben onze noden naast de beschikbare versies gelegd en kwamen tot de vaststelling dat we zeker voldoende hebben met de Standard versie. Zo gezegd zo gedaan en we maakten onze account bij Google Apps aan.
Ready, set, GO!
Google Apps aanvragen is simpel. Je surft naar www.google.com/apps, kiest je gewenste versie en start de registratie procedure. Ten eerste dien je je domeinnaam op te geven waarvoor je een Apps account wil aanmaken, daarna dien je te bevestigen dat je de eigenaar bent van deze domeinnaam. Dit kan door een DNS record aan te passen of een file te uploaden waarna Google kan verifiëren dat je de rechtmatige eigenaar bent van de domeinnaam die je opgaf. Daarna kan je onmiddellijk aan de slag met het aanmaken van accounts voor je gebruikers.
Natuurlijk dien je ook je MX records aan te passen zodat deze naar je nieuwe mailserver bij Google verwijzen. Op de Help-pages van Google Apps kan je de lijst met MX records terug vinden zodat je deze makkelijk kan aanpassen.
Migreren, de grote volksverhuis
Nu hebben we een Google Apps mailsbox maar uiteraard willen we al onze mail die nog op Exchange staat niet verliezen dus gingen we op zoek naar manieren om onze Exchange mailboxen te migreren naar Google Apps. Helaas kwamen hier 2 spelbrekers roet in het eten strooien. Ten eerste is de Exchange migration toolkit die Google aanbiedt enkel beschikbaar voor Google Apps Premier of Education gebruikers. Daarnaast moet je om deze tools te kunnen gebruiken ook administrator rights op je Exchange server hebben wat we dus ook niet hadden. Alles in één keer migreren was dus geen optie meer.
Dan zat er dus niets anders op dan een andere manier van migreren te vinden. Via de Help-pages van Google Apps kwamen we al vrij snel uit bij de Google Email Uploader. Een tooltje voor Windows en Mac waarmee je je mailbox en contacts uit Outlook kan migreren naar Google Apps. Op dit moment is deze tool echter niet meer verkrijgbaar en vervangen door de Google Apps Migration for Microsoft Outlook applicatie die hetzelfde doet maar dan beter (volgens Google). Zelf hebben we deze tool nog niet gebruikt maar als er iemand ervaring mee heeft mag die altijd iets in de reacties achterlaten voor andere lezers.
Al bij al genomen is het migreren van onze gebruikers vlot verlopen. We spreken in ons geval natuurlijk niet van honderden gebruikers of miljoenen mails. In dat geval ga je toch moeten overwegen om de Premier edition te nemen en de migratie op administrator niveau uit te voeren. Maar om een tiental mailboxen over te zetten voldoen de tools die Google ter beschikking stelt zeker en vast.
Integratie
Iedereen gebruikt mail op zijn eigen manier, en in zijn of haar eigen omgeving. Ik persoonlijk verkies de web interface van Gmail, ik ken de keyboard shortcuts, de search operators en heb mijn workflow al meerdere jaren afgestemd op Gmail. Overschakelen van Apple Mail naar de web interface van Gmail was dus geen groot struikelblok voor mij.
Maar dat is jammer genoeg niet voor iedereen het geval. Vooral Outlook gebruikers moet ik eigenlijk waarschuwen omdat uit onze ervaring IMAP integratie met Google Apps in Outlook met momenten verschrikkelijk traag is. Er zijn alternatieven zoals Postbox of Thunderbird maar als je een ervaren Outlook gebruiker bent ga je zeker moeten wennen aan de vertragingen die je bij sommige handelingen ondervindt indien je met Outlook wil blijven werken. Persoonlijk raad ik iedereen aan om de webinterface van Gmail te gebruiken en de shortcuts en search opterators te leren. Je zal er zeker geen spijt van krijgen en al snel merken dat dit veel sneller en beter werkt dan integratie over IMAP in andere applicaties. Met Fluid (OS X) of Prism (Windows, OS X, Linux) kan je zonder problemen zelfs een native app van je Gmail webinterface maken zodat je niet altijd je browser open moet hebben staan. Met Fluid krijg je zelfs Dock Badges voor unread emails, echt handig!
Iets anders dat we gemerkt hebben is dat ondermeer contact en mail synchronisatie tussen Google Apps, iPhone en een desktop computer bij sommige gebruikers misloopt of niet heel erg betrouwbaar is. Ikzelf heb er geen problemen mee ondervonden hoewel ik ook Google Apps op mijn iPhone en MacBook Pro gebruik. Ik moet zeggen dat ik een vermoeden heb dat het probleem zich vooral stelt bij gebruikers die voor mail een desktop app zoals Postbox, Mail of Outlook gebruiken maar uitsluitsel hebben we er niet over.
Calendar integratie is echter nog een totaal ander verhaal. Ook hier zitten we met de Web interface die voor mij persoonlijk alles biedt wat ik nodig heb, maar wil je je calendar in Outlook inladen word je weer grotendeels in de kou gelaten. Outlook ondersteunt geen enkele van de formaten waarin Google je calendars beschikbaar stelt. WebCal, XML, iCal, etc … geen enkele van deze protocols zijn in realtime te integreren in Outlook.
Google biedt echter wel een alternatief aan in de vorm van een synchronisatie tooltje dat in de achtergrond draait en je primaire calendar in sync houdt met Outlook, maar wil je meerdere calendars uit Google Apps in Outlook plaatsen vrees ik dat je naar andere oplossingen moet zoeken. Postbox is bijvoorbeeld een alternatief en in beperkte mate werkt op Mac de iCal integratie ook goed. Hier gaat persoonlijk echter mijn voorkeur ook uit naar de meer dan excellente webinterface.
Op dit moment hebben we nog niet geprobeerd hoe de integratie van Mail en Calendar uit Google Apps in Office 2011 werkt, heeft iemand al geprobeerd om zijn kalenders en mail uit Google Apps in de nieuwe versie van Outlook in te laden zouden we het op prijs stellen als je even een reactie achterlaat met je bevindingen.
Conclusie
Hoewel we met goede moed aan de migratie begonnen is de reis niet zonder horten of stoten verlopen. Vooral op het vlak van integratie met onze oude mail- en calendar clients hebben we voor vele problemen gestaan. Alle problemen zijn echter opgelost of hebben we een workaround voor gevonden en nu alles klaar is en we Google Apps in gebruik hebben genomen durf ik te zeggen dat de overschakeling een goede zet was. Google brengt regelmatig nieuwe features uit voor Gmail (priority inbox bijvoorbeeld) en de gratis Standard Edition is meer dan compleet genoeg voor de dagdagelijkse gebruiker.
Een goede raad die ik iedereen echter wil geven is: "Overweeg om over te stappen op de online Gmail en Calendar client/interface van Google Apps". Integratie met 3rd party clients zoals Outlook, Entourage of Thunderbird heeft vaak meer nadelen dan voordelen en eens je over de schok heen bent en de workflow en shortcuts van Gmail kent wil je zeker en vast niet meer terug. Het excuus dat je niet de hele dag in je browser wil werken is met de offline mogelijkheden van gmail, de rijke en interactieve interface en de keyboard shortcuts naar mijn mening geen argument meer. De toekomst zit in mobiele- en webgebaseerde applicaties, tijd om de stap te wagen zou ik zeggen!
Gebruik je zelf Google Apps of ben je zelf overschakeld naar een andere oplossing, laat je ervaring dan zeker achter bij onze reacties!
19 Reacties op deze blogpost:
Zelf zijn we direct gestart met Google Apps. Voordeel: geen migratie. Dus van het begin al goed begonnen. Geen problemen te vinden met syncs of mail.
Nadelen: nog niet gevonden.
@Kevin Als je niet overstapt hebt je idd niets te migreren en heb je ook geen vergelijkingspunt. De nadelen die ik persoonlijk ervaar zijn vooral in vergelijking met exchange. Exchange werkt vlotter, smoother, sneller dan Google Apps, die dingen merk je idd niet als je direct met Google Apps begint, dat is die "traagheid" de standaard.
Ikzelf test sparrow ( http://sparrowmailapp.com/ ) al een tijdje. Het SSB zoals fluid of prism, maar dan enkel voor gmail. Strakke interface en een mooi compromis tussen IMAP en de Webinterface.
Postbox blijft momenteel mijn default mailclient en die werkt vlot samen met gmail.
Jente heeft zeker een punt wat snelheid van Google Apps betreft in zowat alle 3rd party clients, imap is trager dan exchange. Ik persoonlijk heb er geen last van omdat ik de webclient gebruik (nogmaals :p) maar ik kan me inbeelden dat het soms frustrerend is voor outlook/postbox/thunderbird gebruikers.
Ik ontdek toevallig net dat er een synchronisatieprobleem is tussen outlook en google-calender. Events die 'private' gemarkeerd zijn worden wel gesynchroniseerd, maar de 'private' status niet. Kan vervelend zijn wanneer je maar één kalender bijhoudt voor werk- en privé-afspraken en die laatste toch niet voor iedereen zichtbaar wil maken.
Ik gebruik Google Apps for Businesses nu ongeveer een half jaar. Ik heb in mijn geval wel gekozen voor de Premier versie. Om heel eerlijk te zeggen, had ik niet verder gekeken dan m'n neus lang was en "dacht" ik dat de standard versie veel minder kon. Hoe dan ook vind ik het z'n 40 Euro zeker waard.
De integratie van m'n e-mail naar G-Mail is zonder enig probleem verlopen, vermits ik wel beschikking had over de integratie tool. Het was ook ZEER makkelijk in gebruik, gewoon je huidige e-mail box gegevens invoeren en "go" .. hierna krijg je een mooi overzicht scherm waar je de migratie kan opvolgen.
Ook werd ik in een weg geintroduceerd met IMAP wat met zich meebracht dat ik nu volledige synchronisatie had met m'n Blackberry, wat voor mij nieuw was maar waar ik nu echt niet meer zonder kan.
Zoals in het artikel al aangegeven loop te migratie meestal niet vlekkenloos. Je moet af en toe wel wat gaan zoeken. Bv. standaard staan "labs" in GMail for Businesses uitgeschakeld, je dient dit in het controlpanel van je domein aan te schakelen, wat wel met zich meebrengt dat je controlpanel voortaan in het Engels wordt getoond.
Wat ik een "klein" nadeel vind is wanneer je Google Account dezelfde gegevens heeft als je Google Apps for Businesses, dan geraakt Google soms in de war. Bv. wanneer je, je docs probeert te bekijken vanuit je GAB account kan het soms zijn dat Google zegt dat je geen toegang tot ze hebt en vraagt dan om in je gewone Google Account docs te activeren. Dit lost zichzelf wel op door het tabvenster even terug te sluiten en het scherm te verversen, maar ik zou het wel handig vinden mocht er een soort Google Account for Businesses bestaan.
Laat me wel duidelijk zijn, ik denk persoonlijk dat dit probleem zich enkel stelt wanneer je Google Account hetzelfde e-mail adres heeft als je GAB account (wat in mijn geval dus wel is)
Hoe dan ook ben ik SUPER tevreden van m'n overstap en ik zal echt nooit meer terug keren naar Thunderbird of Outlook. Het voordeel van niet meer afhankelijk te zijn van software, PC of Mac is echt zalig. Nieuwe omgeving, geen probleem je mails heb je altijd en overal.
Mooi artikel Chris!
In Augustus 2008 ook overgestapt (zie oa http://www.bram.us/?p=1730) en sindsdien een meer dan tevreden gebruiker. Bijkomend voordeel aan mail is de mobiele interface dewelke heel goed uitkomt wanneer je zonder laptop, maar met smart/iPhone, on the road bent :-)
Eén ding aangaande Apps blijft me parten spelen echter: ik had reeds vóór het opzetten van de Google Apps account mijn e-mailadres als een Google Account geregistreerd, waardoor mijn e-mailadres nu twee maal in het systeem bestaat (eenmaal voor als "gewone" Google account, en eenmaal als Google Apps account).
Sommige Google applicaties (zoals Docs) liepen daar spaak op: invites kwamen steeds toe op de verkeerde account en dergelijke (hoewel m'n apps account niet eens Docs geactiveerd had staan!), zie bvb. http://www.flickr.com/photos/bramus/3876993715/.
Nu, ondertussen zijn ze bij Google al wat verslimd en kan je bij het aanmelden op Docs kiezen met welke account je je wil aanmelden, doch is het ondertussen een soepje geworden: sommige docs staan op m'n gewone account, en andere dan weer op de apps account. Gelukkig betreft het oude docs en komen alle nieuwe invites wél op één en dezelfde account toe :-)
(conclusie: opletten wanneer je e-mailadres dat je bij Google Apps gebruikt reeds als gewone Google account bestaat, het kan daar ietwat minder aangenaam verlopen)
Als Exchange-beheerder moet ik hier wel op reageren. :-)
Het gebruik van Outlook 2010/2011 (Mac) is voor veel gebruikers (zeker in grote organisaties) een must, dus zoals jullie aanhalen kan dit een "probleem" vormen. Ik mis bij Google Apps de mogelijkheid om free/busy informatie op te vragen (bij het plannen van een meeting), of het terughalen van een back-up (in geval van human error). Er is naar mijn weten trouwens niets voorzien om meeting rooms te plannen, delegations in te stellen, enzovoorts.
Google Apps heeft wel het voordeel dat er push mail is, dat zit dus goed. Maar grote organisaties zouden hun bedrijfsgevoelige informatie niet bij Google willen zetten, zeker niet gezien Gmail relatief makkelijk te hacken is. Een alternatief is Exchange "in the cloud", maar dit heeft een ander prijskaartje.
Zeer interessant artikel Chris, het interesseert me meer en meer wat er op de markt beweegt als alternatief voor het "grote boze microsoft".
Wel moet ik zeggen dat Outlook 2010 voor mij zo'n groot werkinstrument is geworden dat ik me niet kan inbeelden dat ik mijn werk zou moeten doen via een webinterface... Meetings plannen, mails opvolgen, sharepoint integratie, crm koppelingen, enz. lijken me geen evidentie.
Naar mijn mening zal er toch een degelijke koppeling met Outlook moeten komen, misschien een Google Server die zich "voordoet" als volwaardige Exchange?
Voorlopig vrees ik dus dat ik nog een tijdje vasthoud aan het Microsoft gebeuren. Maar ik volg het op de voet ;-)
@Mark en @Kevin ... jullie hebben zeker een punt en in een microsoft centrische omgeving waar hevig gebruik wordt gemaakt van sharepoint bijvoorbeeld is Google Apps geen oplossing.
Of er dringend iets gedaan moet/gaat worden aan de outlook integratie hangt van een aantal dingen af. Enerzijds microsoft zelf die de open standaarden zou moeten gaan ondersteunen voor calendar integratie bijvoorbeeld. En anderzijds de goodwill van google. Vergeet niet dat google volledig de kaart van webapps trekt en voorlopig desktop software links laat liggen. En ik denk dat dat ook niet snel gaat veranderen.
Google Apps heeft trouwens met zijn marketplace een heel mooi aanbod alternatieven in gebieden zoals collaboratie, crm, etc ... check SalesForce for Google Apps of ManyMoon for Google Apps maar eens.
In het einde is het gewoon een kwestie van voorkeur, gebruik je outlook met exchange en ben je tevreden, dan is er geen reden om over te schakelen. Wij waren vooral beperkt door de prijs/quaniteit van de aangeboden exchange oplossingen en aangezien we toch al vaker gebruik maakten van Google Docs en Google Sites was de stap om volledig over te schakelen naar Google Apps minder groot. Maar nogmaals, het is een individuele keuze en ik probeer de voor en na in deze blogpost duidelijk te maken zodat iedereen zijn eigen keuze kan maken.
Bedankt voor de feedback iedereen!
@Kevin Ik denk dat je beter wat meer research doet naar de features van Google Apps want:
- Free/Busy en Team Scheduling (Find a time) is er wel degelijk (http://gmailblog.blogspot.com/2010/08/easier-event-scheduling-in-google.html)
- Ik ben niet zeker wat je wilde zegen met "het terug halen van een back-up" maar archive en restore kan je doen via Postini (http://www.google.com/postini/)
- Manage Resources (Meeting rooms, equipment etc) is ook allemaal mogelijk (http://www.google.com/support/a/bin/topic.py?topic=1034362), wel pas vanaf de Premier Edition denk ik
Wat bedrijfsgevoelige gegevens betreft heb je misschien wel een punt, maar voor vele bedrijven (exclusief medical/health/law) is dit waarschijnlijk "no big deal".
Outlook is (zelfs in grote organisaties) zeker niet altijd een must.
@Chris ik had nog nooit gehoord van Investis tot ik jullie deze morgen op http://www.webdesignersblog.net/design/40-brilliantly-designed-login-sign-web-forms (zie #7) zag, Go limburgers wereldburgers :)
ps. the engelstalige versie van jullie site heeft wat TLC nodig.
@Chris
Interesting read, ook eens doorgestuurd naar enkele microsofties ;) We kunner er hier en daar zeker iets uit leren !
Een ding waar ik graag je mening over hoor:
Wanneer je het hebt over prijs dan vergelijk je Exchange met Google apps. Het kan in dat geval interessant zijn om ook es te kijken wat de cloud oplossing van microsoft hier is (Online services en meer specifiek exchange online in dit geval) - http://bit.ly/cjZu42
ps:als je reseller wordt (wat gratis is), dan heb je de volledige online services gratis voor het hele bedrijf ... crm online, exchange online, sharepoint online, ...
Lees ook 'A must know for all weg agencies' eens. Je zal zien dat er een zeer voordelige manier is om aan je licenties te komen ... ook Exchange: http://bit.ly/bftqoF
greets,
tom (@artymoony)
@Geert: ik zie dat je inderdaad gelijk hebt over een aantal features. Het mag in mijn voordeel spreken dat bv. free/busy slechts 2-3 maanden beschikbaar is. Zo close volg ik Google niet. :-)
Ikzelf werk in een academisch ziekenhuis, vandaar dat het voor ons een big no-no zou zijn om de gegevens "te grabbel te gooien" door ze in Google Apps op te slaan. Maar voor andere sectoren hoeft dit inderdaad geen probleem te zijn. Onze filosofie is trouwens "Microsoft, tenzij...", dus de manier waarop ik (en mijn collega's) over oplossingen nadenk(en), is waarschijnlijk net iets anders dan bij jullie. ;-)
Wij zijn onlangs overgestapt van een simpele IMAP mailbox naar Zimbra Collaboration Suite. Voor gebruikers die graag in Outlook werken is dit een fantastische omgeving met de Outlook connecter, iPhone connecter, etc...
Op dit moment draaien we de Opensource edition en de bieden we de Pro aan aan onze klanten.
De webmail van Zimbra is supersnel, zoeken in m'n mails heeft nog nooit zo snel gegaan :-)
Dus als alternatief op Google Apps zou ik hier zeker ook eens naar kijken.
@foonkyfish
Trouwens heb ik nog een Slideshare presentatie gevonden over Zimbra vs Google Apps.
http://www.slideshare.net/agileware/zimbra-collaboration-suite-and-google-apps
Met interesse heb ik dit artikel gelezen.
Heb nooit met Exchange gewerkt, maar heb hele goed ervaringen met Google Apps.
Wil wel een x postbox proberen, ziet er erg mooi uit.
Ikzelf vertrouw mijn belangrijke gegevens liever toe aan eender welk bedrijf X dan aan Microsoft. Hun geschiedenis op vlak van databehoud en betrouwbaarheid is nu niet direct iets om trots op te zijn.
Los daarvan is het grootste probleem dat ik met Google Apps heb ook het gebruik van hetzelfde e-mailadres voor Apps / Google (bv Docs). Dit is echt een grote soep en ik heb zo'n vermoeden dat dit onderdeel intern bij Google ook niet helemaal in orde is. De laatste maanden hebben ze hier echter toch al verbeteringen aan gedaan dus ik hoop dat ik binnenkort zonder problemen met meerdere accounts kan werken.
Qua mailclient gebruik ik OS X Mail en dit werkt even vlot/traag als met Exchange. Verder geen klachten.
Mooi onderwerp, met veel interesse gelezen. Tevens een interessante discussie die volgde.
Inmiddels heeft Google het probleem van de dubbele username voor Apps en Google Accounts proberen op te lossen. In de praktijk betekent dit wel dat je van een van de twee accounts info kwijt raakt. Na een hoop migratie werk van alle verschillende services van Google is het mij uiteindelijk gelukt.
Het volgende probleem is dat google een aantal services nog niet open heeft gezet voor Google Apps gebruikers, waaronder Google Profiles, wat weer nodig is voor Google+.
@Peter, helemaal kwijt zou je bepaalde gegevens nooit mogen zijn, alleen vraagt google je om je accountnaam te veranderen indien je met die accountnaam ook een google apps account hebt/had. Sommige data kan je migreren naar je Google apps, sommige gaan in je hernoemde account blijven staan, dat is inderdaad vervelend maar niet onoverkomelijk.
Ik vind dat ze hiermee een stap in de goede richting hebben gedaan, ze zijn er nog niet maar het gaat zeker de goede kant uit!