Het is steeds belangrijk dat je een goed zicht hebt op het aantal uren dat je gewerkt hebt aan een project en het budget dat voorzien was. Je verkoopt tenslotte geen fysiek product maar een dienst. Op deze manier verkopen we als het ware onze werkuren. Tools voor budgetcontrole zijn dan ook onmisbaar in onze branche om projecten verliesloos af te sluiten. Je kan dan wel het gevoel hebben dat een project winstgevend was maar is dit effectief zo wanneer je elke minuut in kaart zou brengen?

Binnen Inventis gebruiken we Tickspot, een simpele online tool voor het beheren en evalueren van ons budget, een werkwijze die we graag even toelichten via deze blogpost.

Wat is Tickspot?

Tickspot is een online tool die de Project Manager en zijn team helpt met de budgetcontrole van projecten. Aan de hand van een simpele interface met 3 tabs (Timecard, Projects, Reporting) laat het toe time-entries te maken, taken en projecten te beheren en uitgebreide rapporten op te stellen van de tijdsbestedingen van onze teamleden.

Door deze simpele aanpak doet Tickspot eigenlijk heel goed wat het moet doen: zonder teveel inspanning werkuren registreren want als het bijhouden van werkuren een aparte taak wordt, loopt het zijn doel behoorlijk voorbij. Daarom biedt Tickspot ook een aantal functionaliteiten om de dingen nog vlotter te laten lopen, zoals de integratie met Basecamp voor het importeren van taken en externe widgets en desktopapplicaties voor een nog accuratere timing van taken.

Hoe werkt Tickspot?

Een project begint met het invoeren van de projectnaam en zijn budget (aantal werkuren) waarna de Project Manager al de verschillende subtaken invoert. Vervolgens worden de juiste teamleden aan het project gekoppeld en kunnen zij 'time entries' gaan maken onder de taken. Per taak en per project krijgt de Project Manager een overzicht van de vooruitgang en een evaluatie van zijn inschatting.

Werknemers kunnen via de webinterface een project en taak selecteren om vervolgens een bepaalde tijd in te voeren en in te sturen. Uiteraard bestaan er ook desktop-tools die wat makkelijker in gebruik zijn, een voorbeeld hiervan is Timepost. Je duwt simpelweg op play wat de timer zal activeren. Wanneer je taak afgerond is submit je je tijd en klaar is kees. De ingevoerde tijd wordt afgetrokken van het budget en het progressiebalkje wordt met enkele procenten verhoogd. De Project Manager zal het appreciëren!

Waarom gebruiken?

Een vaak gehoorde klacht over Tickpost is dat het geen functies heeft om facturaties door te voeren zoals bijvoorbeeld Billings doet. Dit is echter niet de bedoeling van Tickspot aangezien ze zichzelf in de markt zet als tool om telkens weer binnen budget te werken. Het is om die reden geen facturatietool maar een tool voor budgetcontrole. Freelancers zijn daarom beter af met andere applicaties die bijvoorbeeld automatisch facturen in PDF kunnen verzenden naar de klant.

Tickspot dient men te gebruiken als men op voorhand een offerte heeft opgesteld met een kostprijs voor het project. In die offerte probeert men de besteedde werkuren in te schatten. Zonder kennis van hoe vorige offertes afgelopen zijn is dit uiteraard eerder een ruwe schatting. Budgetcontrole kan die kennis bieden.

Het voordeel van budgetcontrole?

Tools voor budgetcontrole zijn een belangrijk hulpmiddel voor het behalen van een rendabel project. Op geregelde tijdstippen kan er geëvalueerd worden of het project nog op schema zit. Op deze manier kan het eventueel, waar nodig, bijgestuurd worden. Door afzonderlijke taken een tijdsbudget mee te geven weet je nog voor het einde van het project welke kant het opgaat, door balkjes die over het maximum gaan.

Het grootste voordeel van Tickspot merk je echter pas na de de afloop van een project. Aan de hand van de offerte kan je vlot vergelijken hoeveel budget er voor ieder project en zijn afzonderlijke onderdelen was ingeschat en hoeveel tijd het uiteindelijk heeft gekost om te realiseren. Zit je er ver over of onder kan je vlot op zoek naar de teamleden en taken die je blijkbaar verkeerd ingeschat had. Dit is een schat aan informatie voor de Project Manager die bij de volgende offerte een accuratere indicatie kan geven. De klant krijgt een nauwkeurigere offerte en op die manier verhinderen we dat er achteraf geen extra budgetten gevraagd moeten worden.

Conclusie

Meten is weten, ook voor bugetten is dit niet anders. Ook al zegt je gevoel dat een project binnen of buiten de voorziene tijd werd afgewerkt, je kan het pas zeker weten als je elk uur in kaart hebt gebracht. Bij Inventis zijn we dankzij Tickspot er onder andere achter gekomen dat zowel het wireframing, de grafische vormgeving en de slicing in het verleden onderschat werden. In de huidige offertes wordt hier rekening mee gehouden zodat ook deze zaken budgettair in orde zijn. Probeer zeker eens een testaccount, we hopen dat jullie ook de vele voordelen zien van deze tool.