Inbox zero, my hero

Geschreven door: Bart Ariën

Inbox zero

Inbox zero is een manier van werken waardoor iedereen dit kan toepassen in elke willekeurige email client. Er zijn geen ingewikkelde tools voor nodig of dure licenties maar enkel een gezonde portie aanpassingsvermogen. In een wereld waar email onmisbaar geworden is in het dagelijks leven biedt inbox zero een simpel concept waarin je zelf kan bepalen wat je doet zonder dat email hier een rol in speelt.

Merlin Mann

Het inbox zero idee is uitgeschreven door Merlin Mann. Hij bezorgt praktische, nuttige en interessante inzichten om goed werk te leveren in een omgeving gedefinieerd door afleiding en verwachtingen. Meer info over Merlin Mann kan je vinden op www.merlinmann.com of www.43folders.com 

Offline / Online

Om te vermijden dat email je focus en tijd steelt is de eerste stap in het proces het offline zetten van de email client. Je gaat zelf bepalen om op regelmatige tijdstippen je email client online te zetten en je mails te verwerken in een zo kort mogelijke tijd. De tijd tussen online en offline kan variëren van 1u tot 4u. Inbox zero is geen exacte wetenschap waardoor je dit aan je eigen noden kan aanpassen. Daarnaast kunnen meldingen van nieuwe mails die je email client ontvangen heeft best vermeden worden, zo kan je je afleiding tot nul herleiden.

Process to zero

Een key factor bij het concept van inbox zero is dat je bij het controleren van je email al je mails verwerkt binnen een zo kort mogelijke tijd. Op het eerste zicht lijkt dit onmogelijk maar met de juiste acties is dit perfect mogelijk. Bij het lezen van elke mail pas je één van onderstaande acties toe vooraleer naar de volgende mail te gaan wat je inbox tot zero herleidt. Het soort van actie kan je bepalen door jezelf 5 simpele vragen te stellen:

  • Delete: heeft de inhoud van de mail geen enkele waarde?
  • Archive: heeft de mail inhoud wel waarde maar is geen enkele verdere actie meer vereist?
  • Delegate: Kan de mail beter behandeld worden door iemand anders?
  • Respond: kan ik de mail kort en snel beantwoorden?
  • Defer: Kan ik de mail niet snel beantwoorden of mis ik nog info? Je kan deze mail als taak opnemen in een simpele todolist.
  • Do: kan je de vraag direct uitvoeren?
Om deze acties te vergemakkelijken helpt het om een map archive en defer aan te maken.

Zoeken

Vergeet het archiveren van al je mails in een mappenstructuur, de meest gebruikte email clients beschikken over een goede zoekfunctie die je de tijd en moeite bespaart om alles in mappen te gaan archiveren.

Conclusie

Na drie weken Inbox zero toe te passen in een realistische werkomgeving is volgende conclusie gebleken: mits de juiste ingesteldheid en de persoonlijke afstemming van het idee op je eigen noden verbetert Inbox zero je efficiëntie.

De volledige filosofie van Merlin Mann's Inbox zero idee kan je in onderstaande video bekijken.

9 Reacties op deze blogpost:

Koen Delvaux
Sjoerd Maessen
Door Sjoerd Maessen op 17 maart 2010

Goed artikel, inderdaad duidelijk uitgelegd! Ben hier zelf ook net mee begonnen en merk nu al resultaat. Andere storende factoren zoals telefoon, IM probeer ik ook tussen bepaalde tijdstippen compleet te negeren. Hoe gaan jullie hier mee om?

Tim Schoefs
Door Tim Schoefs op 17 maart 2010

De lezing van Merlin Mann @Google is zeer interessant, soms spijtig dat hij zelf niet al te vaak in beeld komt maar doet geen afbreuk aan het feit van InboxZero echt wel werkt. Heb je vaak een overvloed van mails in je mailbox, pas dit toe en na 2 weken heb je meer dan duidelijk resultaat, zo ging het bij mij. Een echte aanrader, goede blogpost!

Jan Raedschelders
Door Jan Raedschelders op 17 maart 2010

@Sjoerd Het is ook vaak afhankelijk van de omgeving waarin je werkt, thuis zal je op een andere manier kunnen omgaan met je concentratie dan in een druk kantoor. Op kantoor zijn er momenten waarop ik even alles uitzet en me concentreer op de todo die ik wil afwerken, zodra deze af is zal ik pas toelaten dat er terug mails binnenstromen. Zoals Merlin ook zegt is het vaak persoonlijk en moet je vooral zoeken naar de manier van werken die bij jou past, vaste regels zijn er niet echt.

Bert Sempels
Door Bert Sempels op 17 maart 2010

Ik heb me altijd afgevraagd of zulke systemen echt kunnen werken, ben er altijd wantrouwig tegenover geweest maar zal het toch eens moeten uittesten. Leuke blogpost, straks eens uitproberen, in de tussentijd me nog even door mijn overvolle mailbox worstelen.

Junni
Door Junni op 17 maart 2010

Aangenaam artikel, to the point. Bepaalde zaken pas ik al toe (archief, respond, defer), maar mailclient offline zetten zal ik niet snel doen denk ik. Klanten mailen dikwijls vragen/issues door, info die ze soms snel willen hebben. Langs de andere kant kan je zeggen dat ze voor dringende zaken natuurlijk altijd kunnen bellen.

Chris R.
Door Chris R. op 18 maart 2010

Ik werk sinds de interne presentatie van Jan volgens het inbox zero principe en moet zeggen dat het overzicht over mijn activiteiten een pak beter is geworden.
Ik denk dat één van de belangrijkste zaken van inbox zero voor mij is dat het mij verplicht om een centrale todolijst bij te houden. Als een mail binnenkomt waar ik een todo van moet maken dan verplicht inbox zero mij om dit ook effectief te doen. Inbox zero verplicht me dus om mijn inbox niet meer als todolijst te gebruiken. Top!

Alleen jammer dat er geen vermelding wordt gemaakt dat inbox zero op GTD is gebaseerd, ik denk dat we David Allen allemaal dankbaar mogen zijn voor hetgeen hij heeft klaar gekregen met GTD.

Volgende stap: privé ook inbox zero gebruiken.

Shared Sh.
Door Shared Sh. op 11 oktober 2010

Dank je wel voor deze waardevolle informatie. Enkele feiten waren al bekend voor mij, maar er is veel informatie hier dat is nieuw, en dat leerde ik met veel plezier. Ik ben vooral dankbaar voor de video die u heeft opgegeven. Ik ben ervan overtuigd dat in de nabije toekomst Inbox Zero zal grotendeels worden besproken.

Essay
Door Essay op 19 oktober 2010

Dank je wel voor zo boeiende informatie! Echt interessant als de Inbox Zero krijgt massaverdeling. Maar ik ben er zeker van dat dit slechts een kwestie van tijd. Omdat zoals een handige en multifunctionele nieuwigheid zal hebben op de ziel van veel gebruikers:)

{* Remarketing tag *}