Offertes voor websites vergelijken

Geschreven door: Dennis Janssen

Een gegeven waar veel van onze klanten (of potentiële klanten) mee worstelen is het vergelijken van offertes bij de opstart van een nieuwe website. We begrijpen goed waarom. Je schrijft een grondige briefing uit met de elementaire zaken, maar wil natuurlijk ook de opdracht breed houden, want alle input is welkom om een zicht te krijgen op wat mogelijk is. Uiteindelijk kijk je naar 2, 3, 4 (bij meer dan 4 wordt het helemaal onmogelijk) offertes die telkens iets anders voorstellen, qua prijzen ver uit elkaar liggen en lastig zijn om langs elkaar te leggen en te vergelijken. Appelen met peren vergelijken is nooit gemakkelijk, daarom schrijven we hier graag een artikel over. We doen een poging dit zo objectief mogelijk te schrijven, maar onze voorkeur zal hier en daar natuurlijk wel doorschemeren. Toch moet dit een grondig beeld geven van de zaken die je in offertes tegenkomt, waarom ze belangrijk/onbelangrijk zijn en waar je zeker op moet letten.

Dit artikel gaat er natuurlijk wel vanuit dat je in een fase zit waarin je offertes vergelijkt, ben je nog op zoek naar bedrijven om een offerte bij op te vragen, lees dan zeker ons artikel over het selecteren van een webbedrijf.

Opstartfase/voortraject

De opstartfase van een nieuwe website is veruit de belangrijkste. Je moet jouw vraag nog eens duidelijk overbrengen aan de uitvoerder en de sleutel voor een goed project is dan ook dat de uitvoerder snapt wat hij moet bouwen. Dat klinkt erg evident, maar vaak heeft de uitvoerder weinig kaas gegeten van jullie sector en andersom.

Net als Inventis werken veel bedrijven dan ook met tools om die kennisoverdracht te bevorderen. Worden alle functies van de site nog eens uitgebreid op papier gezet? Of wordt er een heus wireframe in schetsen uitgewerkt? Wij voorzien bij ieder project zelfs een volledig doorklikbaar prototype, zodat het bij elke klik duidelijk is wat de bezoeker te zien krijgt of wat er wijzigt. Hoe meer je als klant ziet van wat de uitvoerder wil bouwen, hoe beter, want het biedt alleen maar kansen om het project indien nodig nog bij te sturen zodat jouw visie en die van het webbureau zo veel mogelijk op 1 lijn liggen.

Het prijsverschil tussen een uitvoerder die al het bovenstaande aanbiedt en een uitvoerder die gewoon start en uiteindelijk met een 'tadaaa!' je website laat zien is groot. Volgens ons is een uitgebreide opstartfase elementair, geen project kan goed starten zonder een goed plan. Door deze fase over te slaan kan er ongetwijfeld budget bespaard worden, maar ben je ook sneller dan gepland opnieuw op zoek naar een nieuwe website.

Eenmalig budget (fixed price) of maandelijkse betalingen

Er zijn in principe 2 soorten aanbieders in Vlaanderen: de meeste zullen eerder een eenmalige vaste prijs aanrekenen voor de uitwerking van een website (met daarna eventueel nog terugkerende kosten, maar daarover later meer) en een aantal andere spelers werken met maandelijkse contracten. We willen er zeker op wijzen dat je hierbij 2 zaken in het achterhoofd moet houden:

  • Wat is de totale kostprijs? Een site van € 8.000 klinkt duurder dan een site van € 199 per maand, maar is het wel als dat contract 48 maanden loopt. Zeker als je die site van € 8.000 langer dan 4 jaar online kan houden!
  • Wat zijn de kleine lettertjes van het contract? Zit je bijvoorbeeld 4 jaar vast aan een partner? Wat is de kost bij contractbreuk?

Uiteraard zijn wij voorstander van een vast budget. Het is ook de logica zelve dat je bij een vast budget betaalt voor een eindproduct op maat van jouw wensen, waar je bij een partner met maandelijkse betalingen eerder betaalt voor een algemene service die voor honderden klanten hetzelfde is. Wat niet wegneemt dat dit voor bepaalde kleinere ondernemingen een goede (maar vaak wel dure voor hetgeen je krijgt) optie is.

Is je website jouw eigendom?

Sterk verbonden aan het vorige punt, maar zeker ook op zichzelf belangrijk: wie is de eigenaar van de website? Als er een contract is, beschik je nog steeds over de website als dit afloopt? Of mag je dan opnieuw langs de kassa?
Bij aanbieders met maandelijkse betalingen is dit vaak een heikel punt, maar ook aanbieders met een vast budget zijn vaak gevoelig voor het vrijgeven van broncode. Mocht je ooit zelf iemand in dienst nemen die programmeerkennis heeft, of willen samenwerken met een andere partner zonder opnieuw te starten, is dit echter wel belangrijk.
Het is daarom niet slecht om eens te polsen of je de eigenaar bent van de website en of je over de broncode kan beschikken.

Maar hou zeker ook in het achterhoofd dat een website vaak meer omvat dan enkel de broncode. Stel dat er een klantendatabase wordt opgebouwd, of een gigantische bibliotheek aan producten, mag je die ook meenemen als je vertrekt? En wat met de domeinnaam, staat die op mijn naam of die van de aanbieder? Deze problemen komen op regelmatige basis voor bij klanten die naar ons willen overstappen van hun huidige online partner, soms met nare gevolgen.

Terugkerende kosten

Vrijwel iedere webbouwer heeft wel een (beperkte) vorm van terugkerende, vaste kosten.
Om te beschikken over een domeinnaam (bvb. www.inventis.be) of hosting (een stukje schijfruimte in een datacenter waar je website op online staat) zit je bijvoorbeeld vaak met jaarlijkse of maandelijkse kosten.
Je kan ook polsen of je ook een eigen domeinnaam en hosting mag aanbrengen, maar hou er rekening mee dat het dan moeilijker kan zijn om terug te vallen op een centrale partij om technische zaken in orde te brengen voor jou. Als je alles bij 1 partner afneemt kan dat zijn voordelen hebben. 1 contactpunt voor al uw problemen bvb.

Andere terugkerende kosten zijn eerder divers. Bepaalde bedrijven zullen je een servicecontract aanbieden voor het uitvoeren van updates, kleine uitbreidingen en dergelijke. Of bepaalde extra diensten voor de opslag van bepaalde bestanden (Amazon S3, Vimeo Pro, ...). Hierbij kan je zeker polsen waarom deze nodig zijn, dan wordt het voor jou als klant snel duidelijk wat zeker nodig is of wat misschien geschrapt kan worden.
Pols bij de aanbieder die bepaalde kosten niet heeft opgenomen waarom zij dit niet doen, misschien hebben zij net een goed idee om het beter aan te pakken. Maar pols ook bij de aanbieder die bepaalde kosten wel heeft opgenomen, misschien zagen zij het net wat groter dan de andere bedrijven.

Open Source programmeertaal

De term 'Open Source' is erg breed en wordt in verschillende contexten gebruikt. Ten eerste kunnen we een onderscheid maken tussen Open Source programmeertalen (zoals HTML, CSS, PHP, JavaScript, ...) en talen die andere modellen gebruiken (het grootste voorbeeld in de webwereld is ASP). Het overgrote deel van het web maakt gebruik van PHP voor de interactieve delen, omdat dit een gratis, toegankelijke en veilige programmeertaal is, gemaakt door een brede community van vrijwilligers. ASP.net daarentegen is gemaakt door Microsoft en is vaak verbonden aan licentiekosten. Beide talen hebben hun specifieke voor- en nadelen op technisch vlak, wij hebben bewust voor PHP en zijn open source karakter gekozen. En we zijn zeker niet alleen, 70% van de webontwikkelingen gebeuren in PHP (bron).

Open Source Content Management Systeem (CMS)

Een veel ingewikkeldere discussie is die rond het CMS. De meeste bekende CMS systemen, zoals een Drupal, Joomla, Wordpress, ... zijn opgebouwd in PHP (Open Source), maar er zijn ook CMS systemen op maat (dus niet Open Source) die gemaakt worden in PHP (wel Open Source). Beide hebben hun voordelen, sterk afhankelijk van het project, die ik ook dadelijk overloop, maar alvast een belangrijke misvatting de wereld uit helpen: maatwerk is niet altijd duurder.
Een Open Source pakket moet vaak dienen voor 101 doeleinden, het gebeurt dan ook zelden dat een CMS kant en klaar gedownload kan worden en 100% bij je wensen past. Of je dus start vanaf 0 of vanaf 200, de weg naar 100% is vaak even lang.

Voordelen van Open Source CMS

  • Handige systemen waar zelfs een amateurprogrammeur toch een kwalitatief systeem mee kan bieden. In sommige gevallen hoeft er zelfs technisch niets aangepast in de standaard installatie van pakweg Drupal of Magento.
  • Systemen als Drupal en Wordpress kunnen terugvallen op een sterke basis van gebruikers die veiligheidslekken opsporen en herstellen (wat het ook enorm belangrijk maakt om het systeem zo snel mogelijk te updaten, de veiligheidslekken staan gewoon online gepubliceerd).
  • Universele code voor allerlei projecten en partners…
  • … als ze goed opgebouwd wordt vanaf het begin. Een project dat slecht uitgewerkt werd, zonder documentatie en zonder te denken aan gebruiksvriendelijkheid zal geen enkele partij graag overnemen.
  • Veel functies standaard opgenomen, ook als je die niet meteen nodig hebt. Voor personen met kennis van zaken kan het hierbij wel handig zijn om een website enigszins te herzien zonder daar een programmeur voor nodig te hebben.

Voordelen van op maat

  • Systeem wordt op maat gemaakt voor jou als klant. Bepaalde patronen of functies zullen in ieder project terugkomen, maar de inspraak van de klant is veel groter in deze aanpak.
  • Het systeem wordt gebouwd naar jouw manier van werken, niet andersom. Is een bepaalde knop nodig of staat die gewoon in de weg, wordt dat zo voorzien. Qua gebruiksvriendelijkheid is dit zeker een meerwaarde, wij merken in de praktijk dat een opleiding zelden tot nooit nodig is voor ons CMS, minder onnodige opties zorgt voor een eenvoudigere interface en eenvoudiger gebruik.
  • Alle code in het project en de verschillende modules ervan is opgesteld met een specifiek doel, overbodige code wordt tot een minimum beperkt. Het voordeel daarvan is dat onze belasting op de hosting minimaal is, zodat je meer bezoekers kan ontvangen met minder zware hosting. Dezelfde performantie bereiken met een Open Source pakket is vaak meer werk dan bij degelijk maatwerk.
  • De code is niet vrij te downloaden en vaak voor iedere klant anders. Daardoor zijn veiligheidslekken niet algemeen bekend en dat maakt je minder gevoelig voor hacking op voorwaarde dat de kwaliteit van de op maat geschreven code voldoende hoog is.
  • Een systeem dat correct opgebouwd wordt en grondig gedocumenteerd is, kan iedere ontwikkelaar met PHP kennis verder zetten. Bij een Open Source systeem is dit ook het geval, maar ook enkel als het opgebouwd werd met kennis van zaken.

Responsive Design

De term 'responsive design' wordt tegenwoordig gebruikt voor alles wat met aangepaste schermformaten te maken heeft, maar is eigenlijk een vrij specifieke vorm van de techniek. Als je 2 offertes langs elkaar legt en er is een groot verschil in kostprijs voor een optie 'Responsive Design', bestaat de kansdat de lagere van de twee geen Responsive Design, maar een Adaptive Design voorziet. Het verschil kan je duiden met deze animatie (Credit: http://blog.froont.com/9-basic-principles-of-responsive-web-design/):

responsive design animatie

Misschien is Adaptive Design wel voldoende voor je website. Maar het is wel belangrijk om te weten dat een Adaptive Design veel minder ondersteuning biedt voor een breed scala aan schermformaten en dus ook veel eenvoudiger is om te bouwen. Wij bouwen steeds een volledig responsive design, dat voor ieder schermformaat de ideale proporties aanneemt, ook voor toekomstige toestellen met grotere/kleinere schermen.

Buiten dit verschil in aanpak zijn er nog heel wat factoren die een prijsverschil kunnen betekenen, zoals bijvoorbeeld het voorzien van Retina afbeeldingen (afbeeldingen met een hogere resolutie die scherper tonen op schermen met hogere resoluties zoals iPhone, iPad, laptops in de hogere prijsklasses), het aanpassen van de inhoud naar het toestel, integratie van toepassingen als de locatie van het toestel, etc.

Ook naar bruikbaarheid op mobiele toestellen kan er een groot verschil zijn tussen een “responsive” website die snel opgezet worden tegenover een responsive website waar veel tijd en moeite gestoken wordt in  de testing en ontwikkeling voor mobiel. Een menu waarvan de links te klein zijn om gemakkelijk te tappen met een duim is natuurlijk niet bruikbaar en dus best te vermijden.

Uurtarief x Expertise

Vaak kan je het budget voor een website rechtstreeks vertalen naar een bepaalde hoeveelheid werkuren door het te delen door hun uurtarief. Partijen waarbij dit niet meteen in de offerte te vinden is, zullen je graag hun uurtarief vertellen als je er naar polst. Dan krijg je al een goed idee van de tijd die ze voor je project uittrekken. Bij een bedrijf met maandelijkse betalingen is dit natuurlijk niet meteen mogelijk, maar doorgaans kan je er bij deze bedrijven vanuit gaan dat die tijd eerder beperkt is. Zij geven je tenslotte geen lening van 5 jaar...

Wil je dat budget ook vertalen naar kwaliteit, is het niet slecht om ook eens te polsen naar de personen die aan je website gaan werken. Weinig bedrijven zullen je met 100% zekerheid kunnen zeggen wie er aan een project gaat werken, aangezien dit volledig afhankelijk is van hun interne planning. Maar vraag best eens na welke profielen er aan het project gaan werken.

Een complementair team met verschillende profielen en voldoende ervaring ter zake zal steeds het beste resultaat opleveren. Wanneer 1 iemand alles doet, van design tot development, kan dit budgetvriendelijk zijn, maar levert het naar onze mening zelden het verhoopte resultaat op.

Tel die 2 zaken op en je krijgt al een goed idee van de factor 'waar voor je geld'.

SEO

Eerder een kleine factor, maar 'SEO' of 'Zoekmachineoptimalisatie' is een term waar veel onduidelijkheid rond geschapen wordt. Het is niet altijd duidelijk vanuit een offerte wat een partij juist doet om dit te bevorderen. Graag splitsen we dit op in 3 zaken:

  • Technische voorzieningen: Eigenlijk moet er vrij weinig gebeuren om je site gemakkelijk te doorzoeken te maken. Door de code semantisch en correct op te bouwen voorzien we eigenlijk al alle zaken die Google nodig heeft om een idee te krijgen waar een pagina over gaat. Een partij die hiervoor extra's aanrekent is daarom niet meteen méér bezig met SEO dan een partij die dit als vanzelfsprekend ziet.
  • 301 redirects en dergelijke: In de periode dat je van een oude naar een nieuwe website overgaat, is het vaak een goed idee om de meest bezochte pagina's van je oude website die een nieuwe url krijgen op je nieuwe website van een 301-redirect te voorzien naar de nieuwe pagina.
  • Dit is een technische manier om aan Google te vertellen dat een pagina niet verwijderd maar verhuisd is naar een nieuwe locatie. Dit is zeker wenselijk, maar daarom nog niet broodnodig voor een langere termijn. Het zorgt er vooral voor dat je bij de overgang naar een nieuwe website minder positie verliest in de zoekmachines.
  • Keywordonderzoeken, Copywriting, ...: Sommige partijen hebben een interne copywriter en zullen dan ook aanbieden je teksten te 'optimaliseren'. Of je die dienst wilt gebruiken of niet: hou er rekening mee dat deze persoon waarschijnlijk weinig kaas gegeten heeft van jouw specifieke sector. Een tekst schrijven die expertise in een vakgebied uitstraalt is daarom vaak beter gedaan door de klant zelf. Nadien een copywriter de teksten laten evalueren is echter steeds een mogelijkheid. Zij hebben vaak meer kennis rond het kiezen van de juiste bewoordingen.

Hoe meer stappen er ondernomen worden om goed te scoren in zoekmachines hoe beter natuurlijk. Bevraag je daarom goed bij de verschillende offertes wat er inclusief is en wat niet.

Samenstelling bedrijf

Misschien is dit punt niet altijd even gemakkelijk, maar vaak kan je wel een indruk krijgen van het team dat achter een bedrijf zit vanop hun website. Een paar veralgemeningen die vaak wel kloppen:

  • Een bedrijf dat meer verkopers in dienst heeft dan teamleden die produceren mag je altijd met een korrel zout nemen. Een product dat meer moeite kost om te verkopen dan te produceren is in onze sector geen goed teken.
  • Hoe meer teamleden, hoe meer expertise elk in zijn vakgebied opbouwt. Maar ook: hoe meer teamleden, hoe meer overhead kosten en hoe duurder het project wordt. Een site die gemaakt wordt door een team van specialisten is vaak kwalitatiever, maar vaak ook duurder.
  • Sommige bedrijven werken vaak met freelancers of onderaanneming. Dit kan goed uitdraaien, door een freelancer die ervaring heeft in jouw sector, maar ook negatief aangezien de kennis van je project soms verdeeld geraakt over verschillende partijen.

Dialoog

Om af te ronden: iedere partij waar je een offerte bij aanvraagt zal een voorstel doen op basis van zijn kennis, overtuiging en aanpak. Jouw job om het beste uit die voorstellen te halen is niet eenvoudig, maar de partijen die je aanschrijft zullen je ook graag overtuigen van hun meerwaarde. Aarzel dus niet om te vragen waarom een partij kiest voor een Open Source CMS, of net niet. Pols gerust eens bij de andere partijen met de uitleg die je krijgt. Het zal soms woord tegen woord zijn, maar zo stel je natuurlijk wel de moeilijke vragen die het verschil tussen partijen duidelijker maakt.

En mocht al het bovenstaande niet helpen, nog 1 tip: wanneer het te lastig wordt om 2 partijen te vergelijken (omdat het project te groot is, het verschil te klein, eender welke reden), kan het steeds helpen om eens 1 klein onderdeel uit de website te lichten (bijvoorbeeld 1 landingspagina voor een specifieke doelgroep) en hier een voorstel naar concept met kostenplaatje voor te vragen. Dat maakt het vergelijken gemakkelijker omdat de opdracht goed afgelijnd is en weinig ruimte laat voor interpretatie. Als je beide partijen betaalt voor een sterk voorstel ben je misschien iets meer budget kwijt, maar op lange termijn ben je wel zeker dat je de juiste partij gekozen hebt.

{* Remarketing tag *}