Uw browser is sterk verouderd. Upgrade je browser voor een betere gebruikers ervaring en veiligheid.

Artikels

6 tips voor een efficiënte virtuele meeting

Geschreven door

1. Elimineer achtergrondgeluiden

Tijdens een meeting is het belangrijk dat je de andere aanwezigen goed kan verstaan. Dit kan een uitdaging zijn tijdens een virtuele meeting. Iedereen zit vaak op een andere locatie en kampt dus met andere achtergrondgeluiden. Thuis kan dit de blaffende hond zijn of een grasmaaier van de buren. Op kantoor gaat het eerder over collega’s die praten met elkaar, de telefoon die gaat of, minder voor de hand liggend, het geluid van typen. Het aanslaan van de toetsen wordt snel opgepikt door de gevoelige microfoons en kan zeer vervelend zijn voor de anderen die de meeting bijwonen.

Een zeer gemakkelijke oplossing hiervoor is het dempen van je microfoon, de zogenaamde ‘mute’ functie. Maak de andere aanwezigen bij het begin van de meeting attent op deze functie en hoe ze deze kunnen gebruiken. Schakel steeds je microfoon uit wanneer je zelf niet aan het woord bent. Door het volgen van deze kleine tip zorg je ervoor dat iedereen zich op de meeting zelf kan concentreren.

2. Vermijd dat je het verkeerde scherm of document toont tijdens screen sharing

Tijdens een virtuele meeting is het zeer handig om je scherm te delen. Zo ben je zeker dat iedereen mee is en iedereen kan volgen waarover je aan het praten bent. Het gevaar bestaat hier echter ook dat je vergeet dat je je scherm aan het delen bent en dat je zo per ongeluk een vertrouwd of intern document deelt met de participanten.

Wij werken intern bijvoorbeeld met Hipchat en als je een nieuwe melding binnen krijgt, is het mogelijk dat er rechts bovenaan een popup verschijnt met de eerste zin van het chatbericht. Dergelijke interne communicatie moet uiteraard niet zichtbaar te zijn voor een klant.

Neem dus enkele minuten de tijd voor de meeting begint om alle schermen en toepassingen die niet je niet nodig hebt tijdens de meeting af te sluiten. Zo vermijd je dat je per ongeluk het verkeerde weergeeft. Deze tip geldt trouwens ook voor gewone presentaties voor klanten of een publiek. Je zal heus niet de eerste zijn die het schaamrood op de wangen krijgt door een ongewenste publieke openbaring van iets wat niet voor publicatie vatbaar was.

3. Wees op tijd

Wanneer een meeting op kantoor doorgaat dan hoor je de participanten vaak binnenkomen of laat een collega je weten als iedereen er is. Dit is voor jou het teken om je werk te laten vallen en de meeting te gaan bijwonen.
Bij een virtuele meeting wordt je echter niet herinnerd aan de aanwezigheid van de participanten en is het makkelijk om de tijd uit het oog te verliezen en enkele minuten te laat te komen.

Niets zo vervelend als je voor je computer zit te wachten tot bijvoorbeeld de Skype call binnen komt of als je zelf al verschillende malen hebt proberen te bellen maar geen gehoor krijgt.

Het kan al eens voorkomen dat je te laat bent bijvoorbeeld wanneer de voorgaande meeting uitloopt. Dat overkomt iedereen wel eens. Maar hou dan ook rekening met de anderen en stuur snel een berichtje of een mailtje dat je wat later bent en dat je even zal verwittigen wanneer je klaar bent om in te bellen.
Je meeting zal veel beter verlopen wanneer je participanten niet gefrustreerd zijn omdat ze moesten wachten.

4. Stuur op tijd een contactuitnodiging

Bij Skype bijvoorbeeld kan je enkel een videogesprek houden met contacten die je uitgenodigd hebt en waarvan de uitnodiging werd geaccepteerd. Ervaring leert dat je niet altijd onmiddellijk de juiste persoon vindt om een contactuitnodiging te versturen. Het is mij al overkomen dat ik geen account kon terugvinden met de contactgegevens die ik had. Of dat ik juist meerdere accounts terug vond en de uitnodiging naar de verkeerde had gestuurd.

Wanneer je een contactuitnodiging enkele minuten voor de meeting verstuurt, loop je omwille van bovenstaande situaties het risico dat de meeting niet op tijd kan beginnen. Doe deze voorbereiding dus niet op het laatste moment maar voeg de nodige contacten een dag eerder toe zodat je juist voor de aanvang van de meeting niet voor verrassingen komt te staan.

5. Controleer op voorhand je microfoon en geluid

Controleer steeds je microfoon en geluid voor de start van elke meeting. Het is niet omdat de instellingen bij de laatste meeting goed stonden dat je ervan uit kan gaan dat alles weer zal werken. De toepassing die je gebruikt zal al eens een update doen waardoor je instellingen verloren kunnen gaan of het gebruik van andere tools kunnen de instellingen van de microfoon wijzigen.

Skype bijvoorbeeld biedt je de mogelijkheid om te bellen naar een Skype-testgesprek voor het uitproberen van je microfoon en geluid. Het is een kleine moeite dat je wel heel wat miserie bij de start van je meeting bespaart.

6. Zorg voor een degelijke internetverbinding

Niets zo vervelend als een meeting met iemand waarbij het beeld en geluid hapert. Je meeting zal hierdoor niet vooruit gaan doordat je steeds opnieuw moet vragen om te herhalen wat er juist gezegd werd. Zorg dus voor een degelijke internetverbinding. Een meeting bijwonen van langs het zwembad kan gerust, maar alleen als je internetverbinding goed is.

Een efficiënte virtuele meeting als resultaat

Of je nu Skype, Hipchat, Hangouts of een of andere conference call tool gebruikt voor het houden van virtuele meetings, deze snelle en makkelijke tips zullen er voor zorgen dat je meeting op tijd kan starten en efficiënt kan verlopen.
Zo zorg je ervoor dat alle participanten hun aandacht kunnen houden op de meeting zelf en op het einde de meeting doeleinden behaald worden.