Activecowatte?

ActiveCollab is een tool die het leven van een project manager een stuk makkelijker kan maken. Project managers zijn dagelijks in de weer om mensen, projecten en deadlines met elkaar in verband te brengen. Op zich lijkt het allemaal simpel, maar de kleinste communicatiefout kan leiden tot een mogelijke catastrofe die de planning van andere projecten in gevaar kan brengen. Het dus niet zo gek dat er hulpmiddelen bestaan die een ondersteunende functie bieden voor project managers.

De core opzet van activeCollab is simpel: Een project kan aangemaakt worden en krijgt een aantal personen toegekend. Deze personen hebben elk hun “assignments” waar op zijn beurt een bepaalde deadline op gezet kan worden. Nu denk je waarschijnlijk, heb je daar nu echt een tool voor nodig? Kan de project manager dat niet in real life met de persoon in kwestie bespreken? Het antwoord op deze vraag is: Ja, natuurlijk, maar is het wel effectief en is daar voldoende controle over? Als je dagelijks in de weer bent met zowel designers als developers, mailings als websites, klanten als collega’s, enz.. dan ga je door het bos de bomen niet meer zien en ontstaat er ruimte voor storingen binnen het communicatieproces. ActiveCollab moet deze storingen zo veel mogelijk proberen te beperken en doet dat met tal van handige features die in het verdere verloop van deze blogpost aangekaart zullen worden. 

1. Geen onduidelijkheid meer in bevoegdheden

Wie is verantwoordelijk? Wie controleert de werkzaamheden? Deze vragen zijn essentieel wanneer je als bedrijf een kwalitatief eindproduct af wilt leveren. Een goed project start met een duidelijke omschrijving van de te verwezenlijken punten door de aangeduide personen. Permissies en rollen zijn zeer uitgebreid bij activeCollab, wat voor de nodige flexibiliteit zorgt.

2. Minder ruimte om te vergeten 

Door de eerder aangehaalde verantwoordelijkheden is er minder ruimte om dingen te vergeten. Een tab die aangeeft dat je nog bepaalde taken open hebt staan werkt beter dan een mail die in je mailbox rondzwerft als gelezen. Uit het oog betekent immers vaak genoeg uit het hart.
Indien je nog een stapje verder wil gaan kan je nog een checklist opstellen voor de ietwat complexere projecten. Ook een ticket aanmaken zorgt ervoor dat de persoon continu een melding heeft staan op zijn/haar dashboard.

3. Conversaties die niet verloren gaan 

Een van de grootste voordelen van activeCollab zijn de conversaties die niet verloren gaan. Op elke file die geüpload wordt kan er wel een comment geplaatst worden en die kan uiteraard op elk uur van de dag geraadpleegd worden. Eindeloze discussies à la “Dat heeft hij nooit tegen mij gezegd”, “Ik wist niet dat het nog niet gebeurd was” & “Ik dacht dat het in orde was” worden op deze manier vermeden. Een handig pluspunt: comments kunnen ook attachments bevatten, visuele feedback behoort dus ook tot de mogelijkheden.

4. Versiecontrole

Van elke file die geüpload wordt kan een nieuwe versie voorzien worden. Op basis van de comments kan er zo bijvoorbeeld gestreefd worden naar een afgewerkt product. Door de files te plaatsen in categorieën kan je op een makkelijke manier gaan bepalen welke goedgekeurd zijn, welke nog open staan voor controle, enz… Elke update komt uiteraard op het dashboard bij de recente activiteiten te staan, zodat de personen die bevoegd zijn voor controle bijvoorbeeld kunnen zien dat er een update is gebeurd. Het probleem met een collectie files à la “xxx_v23.jpg”, “xxx_v24.jpg”, enz… wordt dus beperkt. Belangrijk om weten: Eerder vervangen files kunnen steeds opnieuw opgevraagd worden.

5. Automatische kalender

Elke ticket of milestone die aangemaakt wordt komt automatisch in de kalender te staan. Op deze manier heb je een mooi overzicht van de doelstellingen die je in je week moet halen. De taken die je op eerdere dagen nog niet afgewerkt hebt worden uiteraard nog apart vermeld in de Late / Today tab zodat deze zeker niet uit het oog verloren worden.

6. Het versturen van notifications 

Of je nu een file uploadt, een page aanmaakt of een nieuwe discussie start, je hebt altijd de mogelijkheid om mensen te selecteren die voor jouw actie een melding krijgen via mail. Op deze manier kan je de aandacht trekken van je collega’s, wat erg handig is voor bepaalde taken die een hoge prioriteit hebben. Een leuk pluspunt: Je kan simpelweg replyen op je mails, activeCollab zorgt ervoor dat je reply op de juiste plaats terecht komt. Uiteraard zijn er ook automatische notifications voor personen die bepaalde verantwoordelijkheden hebben binnen het project.

7. Uitbreidingsmogelijkheden

ActiveCollab is een tool die volledig zelf te beheren valt op een eigen server, de source code is makkelijk aan te passen en/of uit te breiden. Zelf wat extra’s of modules schrijven is dus een van de features waar we gretig gebruik van kunnen maken als webdesign bedrijf.

8. En nog zoveel meer... 

Daar we pas aan de slag zijn gegaan met activeCollab is het nog even aftasten naar de mogelijkheden maar we zijn positief verrast over de makkelijke instapfactor. Onze collega’s hebben geen grote problemen ondervonden bij het gebruik van de tool en door het goede gebruik ervan worden onze projecten nu nog nauwkeuriger beheerd. 

Vergelijking met soortgelijke tools 

We gingen enerzijds op zoek naar een alternatief dat in de loop der jaren heel wat naam & faam heeft verworven en anderzijds een relatief nieuwe tool dat de concurrentie aan gaat met tal van leuke features.
De volgende tabel kan eventueel afwijken van de huidige situatie, de concurrentie tussen de tools is groot en de waarden kunnen uiteraard in de loop der tijd drastisch veranderen, Basecamp heeft op deze manier bijvoorbeeld al heel wat updates in hun beschikbare formules achter de rug. 

Zoals je ziet zijn er onderling heel wat verschillen, de ene tool blinkt wat meer uit in het ene dan het andere. Uiteraard gaan de features die belangrijk zijn voor jouw bedrijf een van de doorslaggevende indicatoren zijn voor de selectie van de meest geschikte tool.

Wat zeker niet vergeten mag worden is de look&feel van user interface, we gaan deze vergelijking niet maken maar het is belangrijk dat je de tools grondig test en een keuze maakt die de workflow van jouw bedrijf het best ondersteunt. Die keuze gaat immers behoren tot het dagelijkse takenpakket van je collega’s. 

De conclusie

Komende van Basecamp kunnen we bij Inventis zeker en vast zeggen dat activeCollab een waardige opvolger is. De doorslaggevende eigenschappen zijn de workflow, de eigen controle over de hosting en de algemene approach van het beheren van projecten. Alles wat activeCollab volgens ons nog mist kan via de API makkelijk uitgebreid worden waardoor we deze ijzersterke tool als ultieme winnaar beschouwen.

Gebruiken jullie op het werk ook een bepaalde project management tool? Zijn jullie er tevreden over en waarom (niet)? Laat het ons zeker weten door te reageren op deze blogpost.