Uw browser is sterk verouderd. Upgrade je browser voor een betere gebruikers ervaring en veiligheid.

Artikels

Van Exchange naar Google Apps: onze ervaringen

Geschreven door

Van Exchange naar Google Apps

Wat krijg je?

Ten tijde van deze blogpost zijn er meerdere varianten van Google Apps verkrijgbaar. Je hebt de Standard edition, je kan het een instapmodel noemen, waarbij je Gmail, Calendar, Docs en Sites krijgt. Daarnaast heb je nog de Premier edition die je gebruikers meer opslagruimte bij Gmail biedt alsook toegang geeft tot extra apps zoals Google Groups en Google Video. Daarnaast is er bij de Premier edition een gegarandeerde uptime en SLA voorzien en is de limiet van 50 gebruikers verwijderd.

Naast deze versies zijn er nog versies die voor ons minder interessant zijn zoals de Education, Government en non-profit editions die min of meer hetzelfde bieden als de Premier maar tegen een zachter prijsje.

Wij hebben onze noden naast de beschikbare versies gelegd en kwamen tot de vaststelling dat we zeker voldoende hebben met de Standard versie. Zo gezegd zo gedaan en we maakten onze account bij Google Apps aan.

Ready, set, GO!

Google Apps aanvragen is simpel. Je surft naar www.google.com/apps, kiest je gewenste versie en start de registratie procedure. Ten eerste dien je je domeinnaam op te geven waarvoor je een Apps account wil aanmaken, daarna dien je te bevestigen dat je de eigenaar bent van deze domeinnaam. Dit kan door een DNS record aan te passen of een file te uploaden waarna Google kan verifiëren dat je de rechtmatige eigenaar bent van de domeinnaam die je opgaf. Daarna kan je onmiddellijk aan de slag met het aanmaken van accounts voor je gebruikers.

Natuurlijk dien je ook je MX records aan te passen zodat deze naar je nieuwe mailserver bij Google verwijzen. Op de Help-pages van Google Apps kan je de lijst met MX records terug vinden zodat je deze makkelijk kan aanpassen.

Migreren, de grote volksverhuis

Nu hebben we een Google Apps mailsbox maar uiteraard willen we al onze mail die nog op Exchange staat niet verliezen dus gingen we op zoek naar manieren om onze Exchange mailboxen te migreren naar Google Apps. Helaas kwamen hier 2 spelbrekers roet in het eten strooien. Ten eerste is de Exchange migration toolkit die Google aanbiedt enkel beschikbaar voor Google Apps Premier of Education gebruikers. Daarnaast moet je om deze tools te kunnen gebruiken ook administrator rights op je Exchange server hebben wat we dus ook niet hadden. Alles in één keer migreren was dus geen optie meer.

Dan zat er dus niets anders op dan een andere manier van migreren te vinden. Via de Help-pages van Google Apps kwamen we al vrij snel uit bij de Google Email Uploader. Een tooltje voor Windows en Mac waarmee je je mailbox en contacts uit Outlook kan migreren naar Google Apps. Op dit moment is deze tool echter niet meer verkrijgbaar en vervangen door de Google Apps Migration for Microsoft Outlook applicatie die hetzelfde doet maar dan beter (volgens Google). Zelf hebben we deze tool nog niet gebruikt maar als er iemand ervaring mee heeft mag die altijd iets in de reacties achterlaten voor andere lezers.

Al bij al genomen is het migreren van onze gebruikers vlot verlopen. We spreken in ons geval natuurlijk niet van honderden gebruikers of miljoenen mails. In dat geval ga je toch moeten overwegen om de Premier edition te nemen en de migratie op administrator niveau uit te voeren. Maar om een tiental mailboxen over te zetten voldoen de tools die Google ter beschikking stelt zeker en vast.

Integratie

Iedereen gebruikt mail op zijn eigen manier, en in zijn of haar eigen omgeving. Ik persoonlijk verkies de web interface van Gmail, ik ken de keyboard shortcuts, de search operators en heb mijn workflow al meerdere jaren afgestemd op Gmail. Overschakelen van Apple Mail naar de web interface van Gmail was dus geen groot struikelblok voor mij.

Maar dat is jammer genoeg niet voor iedereen het geval. Vooral Outlook gebruikers moet ik eigenlijk waarschuwen omdat uit onze ervaring IMAP integratie met Google Apps in Outlook met momenten verschrikkelijk traag is. Er zijn alternatieven zoals Postbox of Thunderbird maar als je een ervaren Outlook gebruiker bent ga je zeker moeten wennen aan de vertragingen die je bij sommige handelingen ondervindt indien je met Outlook wil blijven werken. Persoonlijk raad ik iedereen aan om de webinterface van Gmail te gebruiken en de shortcuts en search opterators te leren. Je zal er zeker geen spijt van krijgen en al snel merken dat dit veel sneller en beter werkt dan integratie over IMAP in andere applicaties. Met Fluid (OS X) of Prism (Windows, OS X, Linux) kan je zonder problemen zelfs een native app van je Gmail webinterface maken zodat je niet altijd je browser open moet hebben staan. Met Fluid krijg je zelfs Dock Badges voor unread emails, echt handig!

Iets anders dat we gemerkt hebben is dat ondermeer contact en mail synchronisatie tussen Google Apps, iPhone en een desktop computer bij sommige gebruikers misloopt of niet heel erg betrouwbaar is. Ikzelf heb er geen problemen mee ondervonden hoewel ik ook Google Apps op mijn iPhone en MacBook Pro gebruik. Ik moet zeggen dat ik een vermoeden heb dat het probleem zich vooral stelt bij gebruikers die voor mail een desktop app zoals Postbox, Mail of Outlook gebruiken maar uitsluitsel hebben we er niet over.

Calendar integratie is echter nog een totaal ander verhaal. Ook hier zitten we met de Web interface die voor mij persoonlijk alles biedt wat ik nodig heb, maar wil je je calendar in Outlook inladen word je weer grotendeels in de kou gelaten. Outlook ondersteunt geen enkele van de formaten waarin Google je calendars beschikbaar stelt. WebCal, XML, iCal, etc … geen enkele van deze protocols zijn in realtime te integreren in Outlook.
Google biedt echter wel een alternatief aan in de vorm van een synchronisatie tooltje dat in de achtergrond draait en je primaire calendar in sync houdt met Outlook, maar wil je meerdere calendars uit Google Apps in Outlook plaatsen vrees ik dat je naar andere oplossingen moet zoeken. Postbox is bijvoorbeeld een alternatief en in beperkte mate werkt op Mac de iCal integratie ook goed. Hier gaat persoonlijk echter mijn voorkeur ook uit naar de meer dan excellente webinterface.

Op dit moment hebben we nog niet geprobeerd hoe de integratie van Mail en Calendar uit Google Apps in Office 2011 werkt, heeft iemand al geprobeerd om zijn kalenders en mail uit Google Apps in de nieuwe versie van Outlook in te laden zouden we het op prijs stellen als je even een reactie achterlaat met je bevindingen.

Conclusie

Hoewel we met goede moed aan de migratie begonnen is de reis niet zonder horten of stoten verlopen. Vooral op het vlak van integratie met onze oude mail- en calendar clients hebben we voor vele problemen gestaan. Alle problemen zijn echter opgelost of hebben we een workaround voor gevonden en nu alles klaar is en we Google Apps in gebruik hebben genomen durf ik te zeggen dat de overschakeling een goede zet was. Google brengt regelmatig nieuwe features uit voor Gmail (priority inbox bijvoorbeeld) en de gratis Standard Edition is meer dan compleet genoeg voor de dagdagelijkse gebruiker.

Een goede raad die ik iedereen echter wil geven is: "Overweeg om over te stappen op de online Gmail en Calendar client/interface van Google Apps". Integratie met 3rd party clients zoals Outlook, Entourage of Thunderbird heeft vaak meer nadelen dan voordelen en eens je over de schok heen bent en de workflow en shortcuts van Gmail kent wil je zeker en vast niet meer terug. Het excuus dat je niet de hele dag in je browser wil werken is met de offline mogelijkheden van gmail, de rijke en interactieve interface en de keyboard shortcuts naar mijn mening geen argument meer. De toekomst zit in mobiele- en webgebaseerde applicaties, tijd om de stap te wagen zou ik zeggen!

Gebruik je zelf Google Apps of ben je zelf overschakeld naar een andere oplossing, laat je ervaring dan zeker achter bij onze reacties!