Wat is UiTdatabank?

UiTdatabank is het gedeelde systeem waarin evenementen uit de vrijetijds- en cultuursector worden verzameld en van daaruit doorstromen naar UiTinVlaanderen, gemeentelijke UiT-kalenders, toeristische portalen en tal van andere partnersites. Voor een cultuurhuis betekent een aanwezigheid in UiTdatabank dus automatisch een groter bereik, zonder dat je zelf al die kanalen apart moet voeden.

Dat bereik is niet min: publiq, de organisatie achter UiTdatabank, geeft zelf aan dat een activiteit die je één keer invoert, kan verschijnen op meer dan 1.000 gedrukte en digitale vrijetijdsagenda's van lokale en nationale media, overheden en organisaties, naast de eigen kanalen UiTinVlaanderen, Vlieg, UiTX en UiTPAS.be. Jaarlijks voeren meer dan 28.000 organisatoren samen meer dan 215.000 activiteiten in, wat van UiTdatabank de grootste activiteitendatabase van Vlaanderen en Brussel maakt.

Het venijn zit in het "automatisch": UiTdatabank levert pas echt winst op wanneer je evenementen er zonder extra werk in terechtkomen. Dat vraagt een directe koppeling tussen de plek waar je je programmatie beheert, meestal je eigen website of CMS, en UiTdatabank zelf.

Vertel het verhaal, 
wij zorgen voor het bereik

Zichtbaarheid begint bij een goed verhaal, niet bij een formulier. Publiq, de organisatie achter UiTdatabank zegt het zelf: een sterke, inclusieve foto, een volledige beschrijving en de juiste categorie bepalen of de redactie je evenement oppikt en breed uitspeelt. Dat verhaal vertel je het best zelf. Niemand kent je voorstelling, evenement of tentoonstelling beter dan jij.

Wat je niet zelf moet doen, is het overtypen. Publiq toont zelf hoe bijvoorbeeld Open Monumentendag via de zogenaamde Entry API hun evenementen automatisch laat doorstromen naar UiTdatabank (lees deze case op https://www.publiq.be/nl/inzichten-en-praktijk/de-koppeling-tussen-open-monumentendag-en-uitdatabank), en van daaruit naar meer dan 1.000 publicatiekanalen. Geen extra login, geen dubbele invoer: één keer correct ingeven, en het verspreidt zichzelf. Hiervoor dient er een koppeling gelegd te worden die Inventis voor jouw organisatie kan bouwen. Schrijf jij het verhaal en kies je de foto, wij zorgen dat het overal tegelijk verschijnt.

Hoe integreren we UiTdatabank?

Zonder koppeling met UiTdatabank ontstaat er een vertrouwd probleem: een medewerker voert een nieuw evenement in op de website, en moet dezelfde informatie nog eens overtypen in UiTdatabank. Twee keer werk, twee plekken waar een fout kan insluipen, twee keer dezelfde informatie om te onderhouden, en het risico dat een laatste-minute wijziging maar op één van de twee plaatsen wordt doorgevoerd.

Inventis bouwt de koppeling waarbij evenementen die je aanmaakt of aanpast in je eigen CMS, automatisch worden doorgestuurd naar UiTdatabank. Je geeft je programmatie dus maar op één plek in, en van daaruit stroomt ze door naar UiTdatabank en alle kanalen die daarop aangesloten zijn. Waar nuttig combineren we dit met een koppeling naar je ticketsysteem, zoals Ticketmatic, zodat aankondiging én ticketverkoop consistent op elkaar afgestemd blijven.

Voor wie is dit?

Herken je dit? Een nieuw evenement wordt netjes op je website gezet, maar staat dagen later nog niet op UiTinVlaanderen of de UiT-kalender van je gemeente. Je team typt dezelfde evenementinformatie meermaals over. Een last-minute wijziging aan een programma geraakt niet overal tijdig verwerkt. Als je organisatie met UiTdatabank werkt of zou moeten werken en dit soort dubbel werk herkent, dan is Inventis de partner die dat oplost. Of je nu een cultuurcentrum, museum, festival of andere vrijetijdsorganisatie bent, wij kennen de koppeling UiTdatabank door en door en weten wat er mogelijk is.

Onze aanpak

Bij Inventis starten we elk UiTdatabank-traject met een grondige verkenning van hoe je vandaag je evenementen beheert: in welk systeem, wie binnen jullie organisatie deze data verwerkt, en welke informatie er precies moet doorstromen. 

Vanuit die verkenning werken we iteratief: geen vaste offerte voor een eindproduct dat maanden later wordt opgeleverd, maar een stapsgewijze aanpak waarbij we samen bijsturen waar nodig. We denken niet alleen mee over de technische koppeling, maar ook over de datastroom, de foutafhandeling en de onderhoudbaarheid op lange termijn.

Een concreet voorbeeld: CC Maasmechelen

Toen CC Maasmechelen een nieuwe website liet bouwen, was hun evenementenwerking meteen een aandachtspunt. Een druk cultureel programma betekent voortdurend nieuwe voorstellingen, tentoonstellingen en activiteiten, en die moesten niet alleen op de eigen site staan, maar ook hun weg vinden naar UiTdatabank. Voor een team dat al genoeg om handen heeft, is manueel overtypen dan geen optie.

Inventis bouwde de koppeling die dat overbodig maakt: van zodra een medewerker een evenement aanmaakt of aanpast op de website, stroomt die informatie vanzelf door naar UiTdatabank. Geen tweede login, geen tweede invoer, en de zekerheid dat de programmatie van CC Maasmechelen ook buiten hun eigen website haar publiek bereikt.

Bekijk de volledige case study van CC Maasmechelen

Meer dan 10 jaar ervaring in de culturele sector

Inventis bouwt al meer dan 10 jaar websites en koppelingen voor cultuurhuizen, festivals en andere vrijetijdsorganisaties. Die ervaring betekent dat we niet voor het eerst tegen de eigenheden van UiTdatabank aanlopen: we kennen de structuur van evenementen, reeksen en uitzonderingen in de sector, en weten hoe we een koppeling bouwen die ook standhoudt wanneer je programmatie verandert of groeit.