Best Kept Secret is een van de vaste waarden in de Nederlandse festivalzomer. Elke editie brengt een honderdtal acts samen, verspreid over meerdere podia en dagen, met een programmatie die tot kort voor de start van het festival nog verandert.
Achter zo'n line-up zit een berg operationele data. Artiestennamen, biografieën, genres, tijdsloten, podia. Al die informatie moet niet alleen correct zijn, ze moet ook op het juiste moment zichtbaar worden op de website en in de festival app.
Voor een organisatie als Best Kept Secret is dat geen bijzaak. De line-up is het product. Fouten of vertragingen in de communicatie daarover voelen bezoekers meteen.
Wat er niet meer werkte
Het bestaande beheer van acts en uurschema's verliep omslachtig. Er was geen eenvoudige manier om artiesten, genres en performances centraal te beheren en te koppelen aan podia en tijdstippen.
Daar kwam nog een probleem bovenop. De festival app van Appmiral gebruikte een eigen, aparte invoer. Elke act moest dus twee keer ingegeven worden, eenmaal voor de website en eenmaal voor de app. Dat kost tijd, en dubbele invoer is per definitie foutgevoelig. Eén verkeerd ingevoerd tijdstip op één van beide plekken, en bezoekers krijgen tegenstrijdige informatie.
Best Kept Secret had nood aan één centrale bron van waarheid voor hun programmatie. Een systeem dat website en app voedt vanuit dezelfde data, in plaats van twee systemen die toevallig hetzelfde moeten vertellen.
Wat Inventis bouwde
Inventis ontwikkelde Architect Festival, een uitbreiding van ons eigen open source Architect CMS, specifiek gebouwd rond de manier waarop een festival werkt.
Acts beheren zoals een programmator denkt
Het redactieteam van Best Kept Secret kan acts aanmaken en beheren inclusief promotionele info zoals bio en social media links.
Elke act kan gekoppeld worden aan één of meerdere genres, die op hun beurt gebruikt worden om gerelateerde artiesten voor te stellen aan bezoekers. Een act kan ook gekoppeld worden aan één of meerdere performances, met dag, podium, begin en einduur.
Line-up en uurschema
Het team bepaalt zelf welke data en welke weergaves wanneer zichtbaar zijn.
Bezoekers krijgen een A-Z weergave per dag en een uurschema met printfunctionaliteit, voor wie liever met een geprint schema tussen de podia loopt.
Favoriete artiesten en
persoonlijke line-up
Bezoekers kunnen artiesten aanduiden als favoriet en op die manier hun eigen line-up samenstellen binnen de website.
Die persoonlijke selectie kan gedeeld worden via WhatsApp of sociale media, zodat bezoekers hun planning ook buiten de website meenemen en delen met vrienden.
Nieuwsbrief opt-in
gekoppeld aan Brevo
Bezoekers die zich inschrijven op de nieuwsbrief via de website, komen automatisch via de API terecht in de e-maillijst in Brevo.
Eén databron voor
website én festival app
De robuuste API integratie met Appmiral zorgt ervoor dat acts, locaties en festivaldata automatisch, gestructureerd en in realtime doorstromen naar het beheersysteem van de festival app.
--> Dubbele invoer is verleden tijd.
Het resultaat
Best Kept Secret beheert een honderdtal acts per editie.
Vóór Architect Festival ging daar structureel dubbel werk in, doordat elke act zowel op de website als in de app apart ingevoerd moest worden. Die dubbele invoer kostte één medewerker soms tot een week per editie, enkel om alle data correct in de app te krijgen.
Door de Appmiral API integratie stroomt die data nu automatisch en in realtime door van de website naar de festival app. Diezelfde controle en correctieslag is niet langer nodig, wat ook het risico op tegenstrijdige informatie tussen website en app vermindert.
Met Architect Festival beheert Best Kept Secret hun volledige programmatie vanuit één centraal systeem.
Wat ooit dubbel werk was tussen website en festival app, is nu één ingave die overal automatisch synchroon loopt. Het team kan zich weer bezighouden met de programmatie zelf, niet met het foutloos overtypen ervan.
Inventis is voor ons de ideale partij gebleken voor de ontwikkeling van de nieuwe website voor Best Kept Secret. Je merkt dat hun dedicated CMS, opgebouwd met jarenlange ervaring bij andere festivalorganisaties, echt een verademing is om mee te werken en al voorzien is van veel functionaliteiten. Daarnaast is onze huisstijl perfect tot leven gebracht in een mobile-first ervaring, en werkt ook de koppeling met onze app aan de achterkant vlekkeloos. Kortom, Inventis is een aanrader voor elke festival- of evenementenorganisatie!
Wat kan Architect Festival voor jouw evenement betekenen?
Een festival CMS zoals Architect Festival brengt line-up beheer, festival app synchronisatie en publicatieplanning samen in één platform. Organisaties die met meerdere systemen werken voor website en app, kunnen met zo'n integratie dubbele invoer volledig elimineren.