De wereld van de klant
De opleidingen Industriële Ingenieurswetenschappen van UHasselt en KU Leuven vereisen een nauwkeurige afstemming van honderden vakken, docenten, lesgroepen en onderwijsopdrachten. Elk academiejaar brengt nieuwe wijzigingen met zich mee, waardoor onderwijsplanning een continu proces is waarin curriculum, personeelsinzet en organisatorische afspraken voortdurend op elkaar moeten worden afgestemd.
Eén centrale bron voor
onderwijsplanning
Onderwijsplanning is een continu proces waarbij opleidingen, vakken, docenten, onderwijsopdrachten en personeelsinzet voortdurend op elkaar moeten worden afgestemd. Wanneer die informatie verspreid zit over verschillende bestanden en systemen, wordt samenwerken inefficiënt en groeit de kans op fouten.
De uitdaging was daarom niet één afzonderlijk proces te digitaliseren, maar één centrale werkomgeving te creëren waarin alle betrokkenen met dezelfde gegevens werken, planningsscenario’s kunnen vergelijken en onderbouwde beslissingen kunnen nemen.
Eén centraal platform
Inventis ontwikkelde een centraal platform dat het volledige proces van onderwijsplanning en curriculumbeheer ondersteunt. Opleidingen, vakken, docenten, lesgroepen, onderwijsperiodes en taakverdelingen worden op één plaats beheerd, zodat alle betrokkenen steeds werken met dezelfde actuele gegevens.
Centrale authenticatie
Het platform maakt gebruik van de bestaande universiteitsaccounts voor authenticatie. Medewerkers loggen in met dezelfde account die ze dagelijks binnen de universiteit gebruiken, wat zorgt voor een veilige en gebruiksvriendelijke toegang.
Experimenteren zonder risico
Dankzij een uniek vertakkingssysteem kunnen onderwijsplanners verschillende planningsscenario’s uitwerken zonder de officiële planning te beïnvloeden. Elke vertakking vormt een afzonderlijke versie van de planning, waardoor wijzigingen veilig kunnen worden getest, vergeleken en geëvalueerd.
Pas wanneer alle betrokkenen akkoord zijn, wordt een vertakking gepubliceerd als de nieuwe referentie voor het academiejaar.
Rollen en rechten
Onderwijsplanning is een proces waarbij verschillende rollen nauw samenwerken. Daarom beschikt het platform over een uitgebreid rollen- en rechtenmodel, zodat elke gebruiker enkel toegang heeft tot de informatie en functionaliteiten die relevant zijn voor zijn of haar verantwoordelijkheden.
Zo werken taakplanners, roosterbeheerders, stafmedewerkers en docenten efficiënt samen binnen één centrale omgeving.
Rapportering als stuurinstrument
Het platform zet alle ingevoerde gegevens automatisch om in heldere rapporten. Van curriculumwijzigingen en uurroosterinformatie tot personeelsinzet en taakverdelingen, alle rapporten worden rechtstreeks vanuit het platform gegenereerd.
Zo beschikken planners en beleidsverantwoordelijken steeds over actuele en betrouwbare informatie om onderbouwde beslissingen te nemen.
Het resultaat
Wat begon als een oplossing voor curriculumbeheer groeide uit tot een centraal digitaal planningsplatform.
Door planning, simulaties, rapportering en gebruikersbeheer samen te brengen in één toepassing beschikt de opleiding vandaag over één gedeelde digitale werkomgeving voor een van hun meest complexe organisatorische processen.
Het resultaat is een efficiënter planningsproces, minder fouten, meer transparantie en een platform dat meegroeit met de organisatie en toekomstige wijzigingen in het onderwijs ondersteunt.
We waren onder de indruk van hoe snel Inventis zich kon inwerken in het onderwerp. Het ging niet om een website van dertien in een dozijn, maar om het opstellen van een uitgebreid curriculum met veel complexe addertjes onder het gras. Inventis slaagde er in om doorheen de verschillende modules een uniforme interface op te stellen die efficiënter werkt dan je misschien op het eerste zicht zou denken. Vooral de verschillende rapporten zijn indrukwekkend.