Van manuele planning naar realtime overzicht: zo win je uren per week

Planning die manueel gebeurt, kost tijd. Dossiers opzoeken, adressen controleren, routes inschatten, teams afstemmen… het zijn allemaal stappen die zich blijven herhalen. Voor deze klant maakten we daar komaf mee.

We ontwikkelden een oplossing die hun operationele werking fundamenteel vereenvoudigt: een realtime interactieve kaart gekoppeld aan Teamleader waarop alle leads en lopende projecten worden weergegeven.

De uitdaging

De klant werkte met verschillende fases binnen hun projecten (van opmeting tot nazorg), maar miste een centraal visueel overzicht. De planning gebeurde bovendien manueel: deals opzoeken in Teamleader en inschatten welke opdrachten geografisch logisch waren.

Gevolg: tijdverlies bij planning, inefficiënte verplaatsingen en beperkte grip op lopende dossiers.

Onze oplossing

We ontwikkelden een interactieve kaart met een rechtstreekse Teamleader integratie. Wat vroeger manueel werk was, gebeurt nu automatisch: 

• Nieuwe deals verschijnen meteen op de kaart
• Statusupdates worden visueel aangepast
• Alle relevante info is direct beschikbaar

Geen manuele input, geen dubbel werk.

Slimme visualisatie

Elke fase kreeg een duidelijke visuele vertaling:

• Unieke vormen (cirkel, driehoek, …)
• Herkenbare kleuren per status (opmeting, productie, plaatsing, nazorg, …)

Zo ontstaat in één oogopslag een helder overzicht van alle lopende projecten. Wat vroeger minuten (of langer) duurde per beslissing, gebeurt nu in één oogopslag.

Extra slimme lagen

We gingen verder dan enkel deals visualiseren:

• Woonlocaties van plaatsers
  → Meteen zichtbaar welke opdrachten geografisch het best aansluiten
• Spandoeklocaties
  → Efficiënt beheer van plaatsing en ophaling van banners
• Uitgebreide dealinformatie
  → Klantgegevens, status, custom fields (zoals materiaalkeuzes of weersvereisten)
  → Directe link naar de deal in Teamleader

Realtime synchronisatie

Dankzij een Teamleader integratie wordt elke wijziging in Teamleader automatisch gesynchroniseerd met de kaart.
Nieuwe deals, statusupdates of extra informatie: alles is meteen zichtbaar voor het hele team.

Slim omgaan met API-kosten

We optimaliseerden ook de technische kant:

• Adressen worden niet opnieuw gegeocodeerd als ze al gekend zijn
• Onvolledige adressen worden gefilterd vóór API-aanvragen
  → Resultaat: minder fouten én lagere kosten

Het resultaat

De impact is concreet en voelbaar:

• Uren tijdswinst per week in planning
• Efficiëntere planning
• Snellere interne communicatie
• Minder fouten en dubbel werk
• Efficiëntere inzet van teams op het terrein
• Minder onnodige verplaatsingen
• Meer overzicht en controle

Kortom: minder tijdverlies, meer rendement.