Een concertzaal met een strakke planning in de achtergrond
De Roma programmeert een breed aanbod: concerten, theater, film en meer.
Vlak naast de zaal ligt AMOR, het restaurant en kleinschalige concertpodium van De Roma, waar bezoekers voorafgaand aan een groot concert kunnen eten en waar ook eigen intieme concerten plaatsvinden.
Elk evenement start in Yesplan, waar de planning gebeurt. Zodra een event bevestigd is, stroomt de basisinformatie door naar ticketmatic voor de ticketverkoop.
Die verkoop moet overeind blijven op het moment dat het er echt toe doet, bij een piekmoment in de verkoop.
Achter een concertaankondiging zit dus geen eenvoudig contentbeheer, maar een keten van systemen die op elkaar moeten inspelen: planning, ticketing, communicatie en ook de schermen in het gebouw zelf.
Een net gelanceerde website die niet meekon
In 2019 had De Roma nog maar enkele maanden een nieuwe website in gebruik.
De werking voldeed niet. De Roma ging op zeer korte termijn op zoek naar een nieuwe partner.
Eén ecosysteem van planning, ticketing en beelschermen
Inventis bouwde voor De Roma een website op basis van Architect Events, onze standaardoplossing voor concertzalen, theaterhuizen en culturele centra, en breidde die verder uit op maat van De Roma.
CMS gevoed door integraties
Yesplan -> ticketmatic -> Architect CMS -> UiTdatabank
De koppeling met ticketmatic werkt in twee richtingen.
Events die in Yesplan bevestigd worden, stromen door naar ticketmatic voor de ticketverkoop en vervolgens naar de website, waar het team van De Roma de events verder verrijkt met tekst, beeld en praktische info. Vult De Roma later een tijdschema in op de website, dan sturen wij die info terug naar ticketmatic. Van daaruit neemt ticketmatic ze mee in de automatische servicemails naar bezoekers, net op het moment dat die informatie beschikbaar wordt.
Gepubliceerde events stromen ook automatisch door naar UiTdatabank van publiq, zodat ze zonder extra werk verschijnen op UiT in Vlaanderen.
Beheer van digitale schermen
Sinds 2024 beheert Inventis ook de digital signage van De Roma, een vijftal schermen in het gebouw die voorheen niet bestonden.
De content op die schermen past zich automatisch aan op basis van de agenda, met een duidelijk onderscheid tussen content voor De Roma en content voor AMOR.
Een aantal uren voor een concert schakelen de schermen automatisch om van promotie naar praktische info, zoals het tijdschema, zodat bezoekers ter plaatse meteen weten waar ze aan toe zijn.
De keuze om effectief in schermen te investeren, viel pas toen duidelijk was dat Inventis deze automatisering kon leveren.
Zo komt er voor het team van De Roma geen extra manueel werk bij, de schermen tonen automatisch wat op dat moment relevant is.
Een team dat zelf aan het stuur zit
Sinds 2019 is Inventis de vaste webpartner van De Roma.
Het team van De Roma kan zelf, zonder tussenkomst, events beheren, aanvullen en publiceren, wetende dat die informatie automatisch op de juiste plek belandt: op de website, in de servicemail, op UiT in Vlaanderen en op de schermen in het gebouw.
Net dat probleem, een website die het niet haalt op het moment dat het telt, was de reden waarom De Roma in 2019 op zoek ging naar een nieuwe partner.
Sindsdien verloopt elke piekverkoop, ook bij de populairste concerten, zonder problemen.
Wat in 2019 de directe aanleiding was om over te stappen, is nu net het punt waarop het platform zich al jaren bewijst.
De expertise en reeds opgebouwde knowhow (Pukkelpop, AB, …) van het Inventis-team spraken tot onze verbeelding. De no-nonsense aanpak was een aangename verrassing bij het eerste contact. Constructief meedenken in het creatieve proces en kwaliteit opleveren binnen de afgesproken timing, wat kan je nog meer wensen?
Herkenbaar?
Werk je ook met Yesplan, ticketmatic of een ander planningssysteem, en moet je website daar gewoon mee kunnen werken in plaats van dat zelf opnieuw uit te vinden?
Vertel ons hoe jouw planning en ticketverkoop vandaag verlopen, dan bekijken we samen wat een koppeling op maat voor jou kan betekenen.
Wat doet ticketmatic in de website van De Roma
Ticketmatic verzorgt de ticketverkoop voor De Roma. De website van Inventis wisselt in twee richtingen data uit met ticketmatic: basisinformatie stroomt door vanuit Yesplan, en aanvullingen zoals het tijdschema die het team van De Roma op de website invult, stromen terug naar ticketmatic voor gebruik in de servicemails.
Hoe werkt de digital signage van De Roma
De schermen in het gebouw tonen normaal promotiemateriaal voor aankomende events in De Roma en AMOR. Een aantal uren voor een concert schakelen ze automatisch om naar praktische informatie, zoals het tijdschema, op basis van de data die al in het CMS staat.
Wat is Architect Events?
Architect Events is de standaardoplossing van Inventis binnen Architect CMS voor concertzalen, theaterhuizen en culturele centra. Voor De Roma werd deze oplossing verder uitgebreid op maat, onder meer met de tweerichtingskoppeling naar ticketmatic en de aansturing van digital signage.